Daarnaast wordt per proefvlak de administratieve gegevens vastgelegd. Verschillende factoren beïnvloeden de uiteindelijke vegetatieopname, zoals:
De namen van de waarnemer(s): de specialismen van de waarnemer(s) spelen een meestal rol bij het maken van een opname. Vaak worden cryptogamen maar ten dele betrokken in het onderzoek.
De datum van de vegetatieopname, omdat deze een rol speelt bij het seizoensaspect, bijvoorbeeld bij de voorjaarsflora in bossen is later in het seizoen maar moeilijk waarneembaar. Paddenstoelen zijn maar een korte periode in het jaar waarneembaar.
De plaats van de opname.
De afmetingen van het steekproef-oppervlak; deze laat men afhangen van de aard van de vegetatie, bijvoorbeeld gaat het om een bos (groot oppervlak is nodig), een grasland of om epifyten op de schors van een boomstam (klein oppervlak kan volstaan).
Ook de ligging van het proefvlak is van groot belang, zoals de helling (inclinatie) en de hellingsrichting (expositie), zoals bij opnamen in de duinen met zuid- of noord-geëxponeerde hellingen (expositie) of beneden in de duinpan.
Het substraat (zoals de bodemtype, grondwaterstand), de aard van het substraat (bijvoorbeeld in oppervlaktewater, op zand, op klei, op basalt, op boomschors of op vermolmend hout) moet worden vastgelegd.
De beheerstoestand (bijvoorbeeld betreden, gemaaid, beweid).
Opname type
Een opname kan volgens een aantal methoden worden gemaakt, zoals de Braun-Blanquet-methode die is opgesteld door Josias Braun-Blanquet en sinds 1927 (in meer of minder aangepaste vorm) wordt gebruikt. Behalve de aanwezigheid van de soorten worden (eventueel) de talrijkheid (abundantie), de levensfase, de mate waarin de planten gegroepeerd of meer verspreid staan (sociabiliteit) en de aanwezigheid.
Waar bij de methode volgens Braun-Blanquet homogene vegetaties worden vastgelegd, wordt de methode volgens Tansley ook toegepast bij de vegetatieopnamen van landschapselementen (ecotopen). Deze hebben vaak een homogene vegetatie in het centrale deel, maar hebben aan hun randen vaak een min of meer afwijkende soortensamenstelling. Voorbeelden zijn: graslandpercelen, wegbermen en sloten. In sommige gevallen voldoen ook lijsten van de aangetroffen soorten (soortenlijsten).
Bij regelmatig herhaalde vegetatieopname op bepaalde vaste plaatsen (met het doel veranderingen in de loop van de tijd te kunnen onderzoeken) spreekt men van permanente kwadraten of pq's.
Ook is het mogelijk een proefvlak te kiezen, dat weer wordt onderverdeeld in deelvlakjes. Per deelvakje wordt de aanwezigheid van de soorten vastgesteld, zodat het mogelijk wordt in het proefvlak de frequentie van de soorten te bepalen.
Uitwerking van de data
De gegevens van de vegetatieopnamen worden verzameld in een vegetatietabel, een matrix waar de kolommen de opnamen vertegenwoordigen, en de rijen de plantensoorten. Deze tabellen worden gebruikt voor verdere (multivariate) analyse, zoals classificatie en ordinatie.
