内容証明（ないようしょうめい）とは、郵便物の文書の内容ならびに差出人および名あて人を証明する特殊取扱のことである[1]。内容証明の特殊取扱とする郵便物は、同時に一般書留の特殊取扱としなければならない。用途は問わないが、法的なトラブルの解決に当たって用いられることが多い[2][3]。
内容証明は、郵便物の差出日付・差出人・宛先・文書の内容を、国の特殊会社である日本郵便が謄本により証明する制度である[1]。つまり、「この手紙をいつ、誰に、この内容であなたが出しました」ということを、国（総務省）から業務を受託している日本郵便が証明するものであるが、それ以上の法的効力は無い。
裁判所への提訴・調停や裁判外紛争解決手続の非訟手続、損害賠償請求、検察庁や労働基準監督署、警察などの公的機関への告訴・告発といった、俗に「訴え」と言われる法的措置の前段階として常用されている。
郵便法第47条で、「内容証明の取扱いにおいては、会社（日本郵便）において、当該郵便物の内容である文書の内容を証明する。」[4]と規定され、同条2項で「前項の取扱いにおいては、郵便認証司による第五十八条第一号の認証を受けるものとする。」と定められている。
郵政民営化が行われる前日の2007年（平成19年）9月30日の時点では、郵便事業は日本郵政公社が運営しており、郵便職員の身分はすべて公務員であった。そのため郵便職員であれば誰でも内容証明の認証にあたることが出来たが、日本郵政公社が郵便事業株式会社となり、郵便職員の身分がすべて会社員となった同年10月1日以降は、日本郵便の社員の中から社内推薦され、総務大臣が任命する「郵便認証司」が内容証明の認証にあたっている。
認証された文書には、「この郵便物は何年何月何日第何号書留内容証明郵便物として差し出されたことを証明します。日本郵便株式会社」の文言が入ったスタンプと、郵便認証司の日付印が押される[注釈 1]。
同時に配達証明も利用すると、郵便物が配達された事実の証明および配達日付の確認が可能である。内容証明を用いるような郵便物は、法的紛争もしくは紛争予防のための証拠とすることを意図されることが多いため、配達証明と併用することが一般的である。
内容証明は必ず一般書留扱いとしなければならない。同時に利用できる特殊取扱には、速達、本人限定受取郵便、引受時刻証明、配達証明、配達日指定、代金引換がある。
また、電子内容証明を除けば、集配郵便局（日本郵便が配達を行う事業所のある郵便局）および日本郵便が指定する一部の郵便局の窓口で差し出さなければならない。ただし、これらの受付箇所においては、通常の窓口だけではなく時間外窓口（ゆうゆう窓口）においても、2名以上の郵便認証司が執務していれば受付が可能である。
非集配郵便局（日本郵便が配達を行う事業所のない郵便局・一部を除く）での受付、ゆうパックなど文書以外の物を内容証明の対象とするは出来ないので注意されたい。
内容証明はあくまでも「日本郵便が第三者として、文書の存在とその内容を証明するもの」であり、日本郵便は記述内容の法的な正当性の有無、文書に関して生じた紛争には一切関与しない。
内容証明は、出すこと自体が上記のように訴えの提起を予告することもある。また、悪徳商法業者や売掛金を言を左右にして払わない者に対して、「不法・不当なことには泣き寝入りしない」という強い意志を持っていることを相手方に伝えることで、相手方の出方を牽制できるという面も大きい[5]。訴えを起こすことを予告して相手を心理的に威迫しようとする時は、更に法律家や法的機関の関与を匂わせることもある。具体的には、
が行われている。当然ではあるが、上記の手段を取らなければ発送できない訳ではない。
実質的には日本郵便が郵便物の内容を証明するだけであるため用途を問わないが、平常時の郵便物には内容証明が必要ないことが殆どであるため、主に下記のような法的なトラブルの解決、特に「契約解除」・「債権回収」に用いられることが多い[7]。法的なトラブルの始まりを表す「内容証明を送る」「内容証明が送られてきた」という慣用表現も存在するほどに特定用途との結びつきは強くなっている[2][3]。
法律上の意思表示の効力の有無についての争いがしばしば起きる。意思表示の手段として内容証明を使った場合にも、その扱いなどについての判例が見られる。遠隔地への意思表示の到達は書面によらなければならない[9]。しかし、内容証明郵便が相手方に届かない場合でもその効力が有ると認められた例がある[判例 1]。民法97条到達 とは、抽象的には相手方にとって了知可能な状態に置かれれば足りると多くの判例で認められているが、より具体的には、
の2要件が求められる[判例解説 2]。ただし、正確にいつをもって到達時と見なすかは争いの余地が残されている[判例解説 1]。
日本郵便の内国郵便約款（以下、約款）[注釈 4]の規定により、紙様式による内容証明の様式は以下のとおりである。
内容証明郵便と類似の制度として、電子内容証明サービスが存在する[10]。Microsoft Word（Word2018を含む）がインストールされている、インターネット環境を有するMicrosoft Windows搭載PCがあれば利用できる。紙による文書よりも準備する物が少なく、規則が少ない。