Tallinna Linnakantselei avalike suhete teenistus

Tallinna Linnakantselei avalike suhete teenistus on Tallinna Linnakantselei koosseisus moodustatud valdkondlik teenistus, mille ülesanne on informeerida avalikkust Tallinna linna teenustest, linnavõimude tegevusest ja linnaruumis toimuvast.

Avalike suhete teenistust juhib direktor Ain Saarna.

Struktuuriüksused ja ülesanded

Tugedes oma põhimäärusele on teenistusel mitmed allüksused, täites vastavalt järgmisi ülesandeid:

Raepress

korraldab meediakanalite kaudu linnaelanike teavitamist linnavalitsuse liikmete ja linna ametiasutuste tegevusest nii eesti kui ka vene keeles;
nõustab linnavalitsuse liikmeid ja linna ametiasutusi meediaküsimustes, korraldab ja koordineerib linnavalitsuse liikmete ning vajaduse korral linna ametiasutuste pressikonverentse, infotunde jms;
korraldab linnavalitsuse liikmete ja linna ametiasutuste tegevuse eelinfo kogumist ja levitamist;
korraldab meediaseiret ja fotografeerimist;
korraldab valdkondlike meediaplaanide koostamist ja elluviimist;
osaleb linna teavituskampaaniate läbiviimisel;
vahendab meediale e-posti, veebilehe jm infokanalite kaudu teavet linnas toimuvatest üritustest ja muudest linnaelu uudistest;
korraldab linna ametiasutuste ametlike teadaannete saatmist päevalehele, kus avaldatakse Tallinna ametlikke teateid;
täidab muid teenistuse tööplaanis või muudes asjaomastes dokumentides määratud ülesandeid.

ajaleht Pealinn

korraldab eestikeelse ajalehe Pealinn väljaandmist ja levitamist;
toodab või tellib ajalehele vajalikud tekstimaterjalid;
toodab või tellib ajalehele vajalikud fotomaterjalid;
toodab või tellib ajalehele vajalikud kujundusmaterjalid;
osaleb linna teavituskampaaniate läbiviimisel;
täidab muid teenistuse tööplaanis või muudes asjaomastes dokumentides määratud ülesandeid.

ajaleht Stolitsa

korraldab venekeelse ajalehe Stolitsa väljaandmist ja levitamist;
toodab või tellib ajalehele vajalikud tekstimaterjalid;
toodab või tellib ajalehele vajalikud fotomaterjalid;
toodab või tellib ajalehele vajalikud kujundusmaterjalid;
osaleb linna teavituskampaaniate läbiviimisel;
täidab muid teenistuse tööplaanis või muudes asjaomastes dokumentides määratud ülesandeid.

teabeosakond

arendab ja haldab Tallinna veebilehte;
arendab ja haldab linna ametiasutuste ja hallatavate asutuste Intranetti, koolitab administraatoreid ja kasutajaid, pakub igapäevast kasutajatuge;
koostab linna tutvustavaid ülevaatekogumikke ja teisi trükiseid, koordineerib trükiprotsessi ja trükiste jaotamist;
koostab esindusmaterjale ja loob kujundusmalle;
hangib linna esindusmeeneid ja konverentsimaterjale ning korraldab nende jagamist;
koordineerib linna kaubamärkidega seotud tööd, sh kaubamärgikomisjoni tegevust;
osaleb linna avalike teenuste ja e-teenuste alastes projektides;
osaleb linna teavituskampaaniate läbiviimisel, sh teabematerjalide kujundamise koordineerimine ja teabe levitamine reklaampindadel ja infoportaalides;
haldab ja arendab teenistuste digipildikogu;
korraldab linna vapi- ja teenetemärkide väljaandmist ja haldab sellekohast andmebaasi;
korraldab linnaasutuste ühtse visuaalse identiteedi loomist ja kasutamist;
korraldab materjalide tootmise ja esitlemise linna esindusekraanil ning koordineerib infoekraanide programmide valmimist;
haldab ja arendab Tallinna sündmusteportaali, mille kaudu koondab ja vahendab linnaelanikele teavet linnaelu oluliste sündmuste kohta;
korraldab linnakantselei sisekommunikatsiooni ja koordineerib teiste linna asutuste sisekommunikatsiooni;
kogub ja analüüsib tagasisidet, kasutajamugavust, statistikat, turunduslikku efektiivsust osakonna tööprotsesside, Tallinna veebilehtede, Intraneti jt süsteemide kohta ja teeb paranduste tegemise ettepanekuid;
korraldab teenindusbüroo tööd;
täidab muid teenistuse tööplaanis või muudes asjaomastes dokumentides määratud ülesandeid.

teenindusbüroo

koostöös linna ametiasutustega laiendab linnaelanikele kohapeal osutatavate teenuste ringi;
peab pöördumiste arvu ja esitatavate küsimuste arvestust, analüüsib nende sisu ja teeb tulemuste põhjal linna ametiasutustele ettepanekuid asjaajamise ja protseduuride lihtsustamise ning teabe avalikustamise vormide mitmekesistamise kohta, et muuta need linnaelanikele arusaadavamaks ja vähem aega nõudvaks;
peab sidet riigiasutuste ja ühiskondlike organisatsioonidega, et vahendada linnaelanikele teenindusbüroo kaudu nende infot, ning teeb teabe vahendamise lepingute sõlmimise ettepanekuid;
korraldab teenindussaalis linna ametiasutuste teenuseid osutavate teenistujate tööd töökorralduslikes küsimustes;
organiseerib linnaelanikele suunatud trükiste (infolehed, bukletid jms) levitamist ja jagamist;
annab linnaelanikele teavet (suuliselt, telefoni teel, trükitud kujul, elektrooniliselt):
linna ametiasutuste asukoha, töö- ja vastuvõtuaegade, telefoninumbrite ja linnateenistujate kohta;
linnavalitsuse liikmete tööjaotuse ja linna ametiasutuste põhiülesannete kohta;
linna ametiasutuste osutatavate teenuste ja protseduuride kohta, sh asjaajamises vajaminevate dokumentide kohta;
esitatud avalduste ja taotluste menetlemise käigust;
muudes linnaelu küsimustes;
võtab vastu avaldusi ja taotlusi, väljastab lubasid, teatisi, õiendeid, arveid jm dokumente, standarditud avaldusi ja taotlusi ning juhendab blankettide täitmisel;
väljastab linnavolikogu ja linnavalitsuse õigusakte;
registreerib linnavalitsuse Vabaduse väljak 7 hoone külastajad, väljastab külastajakaarte;
korraldab linnavalitsuse üldinfonumbri (640 4141) tööd;
teostab avalike ürituste, spordiürituste ja ilutulestike korraldamise loa taotluste ja avalike koosolekute teadete menetlemist ning lubade või teatiste väljastamist;
koordineerib näituste korraldamist teenindussaali akendel;
osaleb linnaelanike küsitluste läbiviimisel;
täidab muid teenistuse tööplaanis või muudes asjaomastes dokumentides määratud ülesandeid.