Política de gestão de coleção

Imagem de uma coleção

A Política de Gestão de Coleção estabelece uma série de normas e bases de como um museu lida com as situações relativas à sua coleção.^[1] Em termos práticas trata-se de “uma declaração escrita detalhada que explica por que um museu está em operação e como ele realiza seus negócios."^[2]

Uma vez que os museus muitas vezes se deparam com questões que tratam de quais objetos devem adquirir, como lidar com a remoção ou empréstimo de objetos da coleção ou padrões de cuidado com os objetos; é imprescindível ter uma política bem escrita que possa ajudar a prevenir possíveis problemas no lado do museu. A prevenção é a melhor abordagem ao lidar com operações e objetos na coleção, portanto, a política é um documento importante que pode ser visto quase como limites estabelecidos para ajudar a garantir que o museu permaneça fiel à sua missão e, ao mesmo tempo, forneça o melhor atendimento para a coleção.^[3]

Formatação de uma política

Cada museu possui uma forma única de como lidar com seu acervo e qual escopo será tratado pelo museu.^[4] Dado isto, deve-se observar também que “as políticas de gestão de coleções devem ser escritas para atender às necessidades de um museu específico, de suas coleções e do uso dessas coleções”.^[5]

A garantia de uma política de gestão de coleção gera um norteamento ao museu, biblioteca ou arquivo.^[1] Este processo de formação de uma política é extremamente complexa e deve ser amplamente pelo grupo de trabalhadores da instituição para que possa se realizar uma política coerente com as capacidades da mesma.^[6]

O que uma política deve incluir

Embora cada museu seja diferente, a seguir estão alguns dos fatores-chave comuns que um museu deve incluir em sua política:

Seção introdutória

Dado que quase todas as decisões de um museu são tomadas tendo em mente a sua declaração de missão, é importante que seja incluída na política.^[7] Uma declaração de missão aborda o foco do museu em termos de seu propósito e suas funções e responsabilidades para com o público, a sociedade civil e as coleções.^[8] Essa declaração é o que ajuda a determinar tudo o que o museu faz e deve ser consultada regularmente para garantir que as decisões ainda estejam alinhadas com o objetivo original do museu.^[8] Geralmente, cada país tem suas regras em relação a esta missão de um museu, os Estados Unidos - por exemplo - tem que se vincular com as normas da American Alliance of Museums.^[9]

Elenco de Queer Eye visitando a Biblioteca do Congresso, Washington, D.C., Estados Unidos

Além da declaração de missão, as políticas geralmente incluem uma seção que descreve o escopo da coleção.^[10] Esta é uma parte útil da política que “analisa o histórico da coleção; considera seus pontos fortes, pontos fracos e usos atuais; e afirma o que o museu faz e o que não coleta".^[11] A política de coleções ou os critérios de seleção de uma coleção de biblioteca, arquivo ou museu é uma declaração das prioridades da instituição conforme se aplicam à aquisição de novos materiais. As políticas de cobrança orientam o processo de desenvolvimento da coleção.^[11]

Mesmo as maiores, mais bem financiadas e mais famosas bibliotecas (como a Biblioteca do Congresso nos Estados Unidos, a Biblioteca Britânica no Reino Unido e a Universidade de Stanford) não podem adquirir, hospedar, catalogar e manter todas as obras, portanto, uma política ou conjunto de critérios é necessário para a seleção que deve ser adquirido.^[12][13] Em geral, a política de coleções está relacionada à missão ou ao propósito da biblioteca: por exemplo, as bibliotecas nacionais coletam materiais relacionados a essa nação ou publicados em seu território, as bibliotecas universitárias geralmente coletam materiais usados no ensino e na pesquisa na instituição a que servem e as bibliotecas públicas coletam materiais que devem atender às demandas do público que atendem.^{[14][15][16][17]}

Aquisições

A parte de aquisições de uma política define se os objetos propostos devem ou não ser incluídos na coleção do museu.^[18][19][20] Nesta seção, a política também incluirá quem está envolvido neste processo de tomada de decisão e se o museu está ou não adquirindo o objeto por empréstimo permanente ou de curto prazo.^[21] Essas aquisições devem se enquadrar no escopo de coleção delineado pelo museu. Esta parte da política também pode incluir informações relativas a recibos de doações e a garantia de que todos os objetos adquiridos têm o título adequado e foram obtidos legalmente.^[20] A parte de aquisições da política tende a incluir também diretrizes para lidar com armazenamento, uso potencial e direitos autorais.^[20]

Desapropriação

Desapropriação é o "processo usado para remover permanentemente um objeto da coleção de um museu ou para documentar as razões para uma remoção involuntária".^[22][23] Semelhante a novas aquisições, a política delineará totalmente as etapas que o museu tomará ao considerar a remoção permanente de um objeto da coleção. Inclua também os motivos pelos quais o objeto deve ser removido, quem pode propor a remoção e quem tem o voto final sobre a remoção.^[24]

Empréstimos

A seção de empréstimos de uma apólice normalmente inclui procedimentos para empréstimos recebidos e efetuados.^[21] Uma política de empréstimo forte garantirá que o empréstimo atenda ao propósito do museu, que o objeto seja cuidado adequadamente e que o sistema de registro possa rastrear o objeto durante a duração do empréstimo.^[25]

Acervo do Arquivo Público do Estado de São Paulo, São Paulo, Brasil.

Cuidado das coleções

Os museus têm como objetivo proteger e preservar os objetos de seu acervo - e uma política de gestão deve abarcar esse tema.^[26][27] Para garantir que os objetos recebam o melhor cuidado possível, o museu usa essa parte da política para tratar de todos os fatores que dizem respeito aos cuidados com a coleção do museu.^[28][29] Ele também identificará os principais membros da equipe, os níveis necessários de treinamento para manusear objetos e quem tem acesso à coleção. Esta seção definirá os padrões relativos a tópicos como armazenamento em museus, gerenciamento integrado de pragas, conservação, gerenciamento de registros, inventários e gerenciamento de risco.^[30] A política deve definir claramente as responsabilidades de cada membro da equipe para proteger os objetos da coleção.^[30]

Conservação

Os museus trabalham duro para garantir que os objetos da coleção sejam devidamente cuidados, mas a conservação ainda é necessária de vez em quando para ajudar a manter os objetos em seu estado ideal.^[26] A parte de conservação da política identificará quem tem o voto final sobre se os objetos podem ou não ser tratados, se a equipe tem ou não responsabilidades de monitorar ativamente os objetos e como o museu cobrirá o custo do financiamento para a conservação.^[31] Também incluirá conservadores específicos para contato e se existem ou não métodos de tratamento cujo uso é proibido. Se o museu tem um plano de conservação de longo prazo, ele pode ser mencionado aqui.^[31]

Área de catalogação, Biblioteca Nacional do Brasil, Rio de Janeiro, Brasil.

Armazenamento

Comumente nem todas as peças do museu sejam exibidas em um determinado ponto.^[32] Portanto, é importante que a política descreva os padrões de armazenamento, seja no local ou fora dele.^[33] A política aborda as condições ambientais adequadas em áreas de armazenamento relacionadas a itens como níveis de luz, temperatura e umidade relativa.^[34][35][36] Esta parte da política também descreve os padrões que tratam da embalagem adequada de objetos no armazenamento para garantir que os materiais adequados sejam usados e que os objetos semelhantes sejam agrupados.^[33]

Controle de pragas

Para gerar uma boa política de gestão de coleção é necessária pensar maneiras para evitar a proliferação de pragas, insetos e traças no arquivo.^[37][38] Os insetos promovem diversos danos em arquivos, museus, bibliotecas e portanto urge por um bom sistema de controle de pragas.^[37][39]

Gestão de registros e documentação

Esta é uma das principais funções dos membros da equipe que trabalham com coleções.^[16] Sem a documentação adequada, é quase como se o objeto não existisse.^[40] Portanto, é imperativo que a política aborde os padrões relativos ao gerenciamento adequado de registros e documentação relacionada aos objetos na coleção.^[41]

Inventário

O inventário da coleção do museu é usado para garantir que todos os objetos dentro da coleção sejam contabilizados e no local correto.^[41][42] Esta seção da política observará as etapas necessárias a serem executadas ao concluir um inventário.^[43] Esta parte da política também indica as etapas a serem executadas e a quem notificar se algo estiver faltando.^[44][45]

Gerenciamento de riscos

Parte do trabalho de um museólogo é cuidar para que não aconteça acidentes dentro de uma instituição.^[30][46] Na política de gestão deve-se incluir tópicos que tratam da proteção contra incêndio, formas de prevenir o mofo e segurança.^[30] O museu também deve ter um plano de resposta a emergências implementado.^[47]

Ver também

• Museu
• Museologia
• Acervo
• Arquivo
• Arquivista
• Historiador
• Coleção de obras
• Gestão de patrimônio cultural
• Gestor de coleções

Referências

1. «Política de desenvolvimento de coleções: uma introdução». Portal do Bibliotecário. 20 de abril de 2016. Consultado em 7 de abril de 2021 
2. «Developing a Collections Management Policy» (PDF). American Alliance of Museums. Consultado em 7 de abril de 2021 
3. Lima, Fábio Rogério Batista; Santos, Plácida Leopoldina V. A. C.; Santarém Segundo, José Eduardo (setembro de 2016). «Padrão de metadados no domínio museológico». Perspectivas em Ciência da Informação (3): 50–69. ISSN 1413-9936. doi:10.1590/1981-5344/2639. Consultado em 7 de abril de 2021 
4. «Legislação sobre museus» (PDF). Câmara dos Deputados do Brasil. 2013. Consultado em 7 de abril de 2021 
5. «Collection management policies». Routledge. 25 de julho de 2005: 23–40. ISBN 978-0-203-97439-1. Consultado em 7 de abril de 2021 
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