1991-ben szerezte meg magyar-történelem szakos általános iskolai tanári diplomáját. Ezt követően 1992-től Németországban tanult történelmet, gazdaság- és társadalomtörténetet, művészettörténetet az Eichstätti Katolikus Egyetemen, ahol 1997-ben mesterdiplomát kapott, 2000-ben pedig PhD fokozatot nyert. Az Eötvös Loránd Tudományegyetem levéltár szakán 2005-ben szerzett oklevelet, majd ugyanitt habilitált 2010-ben történettudományi területen.
2003-tól dolgozott először a Magyar Országos Levéltárban, előbb főosztályvezetőként, majd 2004-től főigazgató-helyettesként tevékenykedett. 2010 és 2015 között a Balassi Intézet – Collegium Hungaricum Bécs tudományos igazgatóhelyettesi, és egyben a Bécsi Magyar Történeti Intézet igazgatója. 2015-től ismét a Magyar Nemzeti Levéltár Országos Levéltárában dolgozott főosztályvezetőként, majd általános főigazgató-helyettesként. 2017 áprilisában kinevezték a Magyar Nemzeti Levéltár főigazgatójává.[2]
Művei
Szabó, Csaba : Die katholische Kirche Ungarns und der Staat in den Jahren 1945–1965. Munchen, 2003.
Szabó Csaba, Hanák Gábor : A Nagy Imre miniszterelnök és társai ellen indított per írott, képi és hangzó forrásainak digitalizálása. Budapest, 2008.
A rendszerváltás évei, 1987-1990. Kiállítás a Magyar Országos Levéltárban. Megtekinthető 2009. június 11-től; szerk. Majtényi György, Mikó Zsuzsanna, Szabó Csaba; MOL, Bp., 2009
József Kardinal Mindszenty in Wien (1971–1975). (Hrsg. Csaba Szabó). Wien, 2012.
Österreich und Ungarn im 20. Jahrhundert. (Hrsg. Csaba Szabó). Wien, 2014.
Forradalom! 24 megtalált történet, szerk., bev., jegyz. Majtényi György, Mikó Zsuzsanna, Szabó Csaba; Magyar Nemzeti Levéltár–MNL, Bp., 2016
