ניהול ידע הוא תהליך של יצירה, שיתוף, שימוש וניהול הידע והמידע של ארגון.[1] זוהי גישה רב תחומית להשגת יעדים ארגוניים על ידי שימוש מיטבי בידע הארגוני.[2] מנהלי ידע בארגון מתמקדים, בדרך כלל, בקידום יעדים ארגונים, שיפור ביצועים, יצירת יתרון תחרותי, פיתוח חדשנות, למידה מהצלחות, הטמעת ידע ושיפור מתמיד בארגון.
ניהול ידע ולמידה ארגונית הם תהליכים ארגוניים שיש בהם מידה של חפיפה. ניהול ידע מתמקד בידע ובמידע הארגוני כנכס אסטרטגי ואילו למידה ארגונית מתמקדת בתהליך של יצירת, שמירה והעברת ידע בארגון.[2] ניהול הידע מאפשר למידה ארגונית.
התפתחות ניהול הידע בארגונים
באמצע שנות השמונים של המאה הקודמת, החלו פרטים וארגונים להעריך את חשיבותו של הידע ולחפש שיטות לארגן את הידע הארגוני הנצבר. תחרות בין-לאומית בין חברות עסקיות הגבירה את הצורך בניהול הידע. בין השנים 1986 ל-1989 הופיעו מספר מחקרים שטענו כי מנהלים עדין לא מעריכים את חשיבות ניהול הידע הארגוני.[3]
לארי פרוסאק, טוען שניהול הידע קשור למספר מגמות: מחשוב של ארגונים ותעשיות, גלובליזציה ומקומו ההולך וגדל של הידע בארגון.[4]
מונחים מרכזיים
ידע סמוי מול ידע גלוי – ידע סמוי (Tacit Knowledge) מוגדר כידע בראשם של האנשים או גופם אשר אינו מובע באופן מודע, להם ולאחרים. ידע גלוי (Explicit Knowledge) מוגדר כידע בר הבעה במילים, מספרים, תמונות או סימבולים.
נתונים, מידע וידע – ישנן מספר גישות להבחנה בין מונחים אלו, המקובלות שבהן:
נתונים הם גולמיים; מידע הוא עיבוד או אגרגציה של הנתונים; ואילו ידע הוא מידע לפעולה (מידע בעל משמעות בהקשר מסוים).
נתונים הם מספריים כמותיים או בסיסיים גולמיים כתובים; מידע הוא תהליכי או טקסטואלי, כתוב ומובע בפירוש; ידע נמצא בראש של האנשים וכולל תובנות המבוססות על ניסיון. ניתן לבטא אותו באמצעות הפקת מידע במדיות מוחשיות שונות או באמצעות שיחות בין אנשים או בתוצאות של עבודה ויצירה.
גישה, המוצגת על ידי דייוויד ויינברגר בספרו "Too Big To Know", מתייחסת לידע כאל רשת של תכנים או עובדות או רעיונות.
גורמים המשפיעים על ניהול הידע בארגון
הטמעת מערכות ניהול ידע ותרבות ארגונית המעודדת איסוף והפצה של ידע מושפעת מארבעה גורמים מרכזיים: [5]
תרבות ארגונית – טיפוח המודעות והרצון לשמר, לשתף ולפתח את הידע הארגוני. בניית תרבות ארגונית המעודדות ומתגמלת ניהול ושיתוף בידע.
תהליכים – הגדרת מכלול התהליכים הארגוניים לאיסוף, שימור והעברת הידע. וכן הגדרת תהליכי עבודה בהם יעשו שימוש בידע ובעלי תפקידים בתהליכים (כגון: מנהל ידע, מנהלת ידע, עובד ידע) לעדכון הידע ותחזוקתו.
תוכן – עיסוק בהבניית התוכן, ניהול תוכן, עיבודו, ארגונו ודרך הנגשתו, באופן שייקל על המשתמש לעשות שימוש נבון ויעיל בידע.
ישנו מגוון רחב מאוד של פתרונות לניהול הידע המסייעים לכל אחד, בדרכו, לנהל את הידע הארגוני. כל פתרון הוא שילוב של כלי מחשובי, תהליכי עבודה תומכים, ארגון ועיבוד תכנים והיבט תרבותי ארגוני. הפתרונות המוכרים לניהול ידע כוללים:
פתרונות טכנולוגיים
פורטל / אתר ידע / אתר אינטראנט – אוסף של תכנים מסוגים שונים (נתונים, מידע וידע) המאורגנים יחד למטרה מוגדרת: העברת מידע לקבוצה, סביבת עבודה וכו'.
קהילה – שילוב של אתר ידע (המרכיב הווירטואלי) ומפגשים (המרכיב האנושי), המאפשרים גם שיתוף של פריטי ידע וגם קשר ושיתוף בין בעלי הידע. ראו גם: קהילה מקוונת, קהילה לומדת וירטואלית.
מנוע חיפוש – פתרונות לשיפור הנגשת מסמכים ופריטי ידע ארגוניים.
מִנְהלת ידע – פתרון להנגשת פריטי ידע מעובדים בעיקר לנושאי שירות. מתאפיין בהנגשה מובנית ותמציתית, תוך דגש על ארגון המאפשר העברת ידע בזמן אמת.
שימוש במדיה חברתית – שימוש בכלים מעולם web 2.0 דוגמת רשתות חברתיות מקוונות, ויקי ארגוני,[6] ובלוגים ארגוניים. כלים אלה משמשים לשיתוף קבוצות אחרות או עובדים אחרים בארגון בתהליכים שונים. כך למשל, בתהליך פיתוח של תוכנה, בלוג משמש את המתכנתים בתיעוד בעיות שבהן הם נתקלו, כך שאחרים יוכלו לייעץ להם. באותו אופן קבוצת עובדים יכולה לשמר מידע על עבודתה מדי יום ולהציג זאת בפני קבוצה אחרת, העוסקת בתחום דומה, או נמצאת בסניף אחר, למטרות שיתוף פעולה.
ניהול מסמכים – פתרון לארגון, שיתוף, שימור והנגשת המידע המתועד בקבצים.
פתרונות ארגוניים
שימור ידע פורשים – מתודולוגיות להתמודדות עם הקטנת הנזק באובדן ידע לקראת עזיבתם של פורשים.
הפקת לקחים – מתודולוגיות ליצירת ידע חדש על בסיס ניסיון העבר, באמצעות תחקור. כולל גם ניהול לקחים – ניהול מחזור החיים השלם של הלקח, החל מהפקתו, דרך ניהולו כמאגר וקידום השימוש בו.
ניהול תובנות (תובנה) – מתודולוגיה העוסקת בזיקוק לקחים ו-Good Practices, שיתופם ושילובם מחדש בסביבת העבודה הארגונית.
למידה מהצלחות – מתודולוגיות ליצירת ידע חדש על בסיס למידה וניתוח הצלחות. היא כוללת איתור וזיהוי הצלחות, מיצוי הגורמים שהביאו להצלחה, הפיכתם לעקרונות פעולה פרקטיים מכווני הצלחה ויישום עקרונות אלה בנושאים אחרים בהם רוצים להגיע להצלחה.
פיתוח תורה מקצועית – מתודולוגיה לפיתוח התורה המקצועית הארגונית בתחומי ליבה, על ידי איגום הידע הקיים, תוך חשיבה מחודשת.
חדשנות – כלים ומתודולוגיות לפיתוח ידע בארגון, בדרך כלל על ידי חשיבה לא ליניארית.
ניהול נהלים (נוהל) – מתודולוגיה להבניה פנימית של מסמכים לשיפור קריאותם והבנתם.
חוכמת ההמונים בארגונים – יישום של גישות אילו בתוך הארגון.
היערכות ארגונית
ניהול ידע הוא מהלך ארגוני המחייב התייחסות כוללת:
מינוי בעלי תפקידים: מְנַהֵל ידע (אחד או צוות), מובילי פעילות ביחידות השונות, מומחי תוכן, ואחראי כולל (בעל חסות מטעם הנהלת הארגון).
הקצאת משאבים – זמן ופלטפורמה טכנולוגית.
אחריות הנהלה למימושו של תהליך ניהול ידע בארגון.
משילות (Governance) – הגדרה סדורה של פתרונות, דרכי עבודה, מדידה, נהלים והנחיות.
היסטוריה
תחום ניהול הידע חדש יחסית ואוזכר לראשונה מאמצע שנות ה-90. בין הארגונים ראשונים בעולם שהקדישו מאמץ בנושא: Buckman Labertories, בריטיש פטרוליוםהבנק העולמי, נאס"א.[דרוש מקור].
התחום הוצג לראשונה בישראל על ידי ד"ר עדנה פשר, יועצת לניהול, בכנס ב-1996 אשר עסק בידע לפעולה.[דרוש מקור] הראשון שהוגדר בישראל כ"מנהל ידע" היה רון דביר, שמונה למנהל הידע ב-ECI Telecom, ולימים סיים דוקטורט בתחום. ישנם כעשרה בעלי תואר ד"ר בתחום ניהול הידע, וניתן ללמוד אותו במסגרת תואר ראשון בהנדסת תעשייה וניהול באוניברסיטת בן-גוריון, תואר שני באוניברסיטת בר-אילן ובאוניברסיטת חיפה (במשולב עם מדעי המידע) ולתואר ראשון באקדמית גליל מערבי.
בשנת 2001 הוקם "פורום ניהול הידע בישראל" כקהילה בה חברים אנשי מקצוע מארגונים שונים, יועצים, מנהלי ידע ואחרים המתעניינים בניהול ידע ובתחומים הקשורים לו. הפורום פועל להיות מקור ורשת ידע מקצועיים ומובילים עבור כל העוסקים בניהול ידע בישראל. הוא מקיים כנס כללי מדי שנה ומספר מפגשים וימי עיון לאורך השנה, מוציא לאור ספרים הנכתבים בשיתוף על ידי חברי הפורום ומקיים אתר רשת חברתית ומקצועית.
ישראל הייתה הראשונה לפתח תו תקן בתחום, ביוזמת מכון התקנים הישראלי (ת"י 2006), ומובילה את צוות המומחים הבין-לאומי בגיבוש תקן ISO גלובלי (ISO 30401).[דרוש מקור]
The Knowledge Management Handbook A step-by-step guide to embedding effective knowledge management in your organization. Nick Milton and Patrick Lambe, Kogan Page Publishers, 2016, ISBN 978-0749475536לסיכום בעברית
Working Knowledge How organizations manage what they know. Tom Davenport and Laurence Prusak.. Harvard Business Press, 1998. לסיכום בעברית
