הכתב מופקד על איסוף ידיעות מהשטח, על פי הנחיה ספציפית של העורך, המבקש ידיעה בנושא מסוים; ביוזמת הכתב, בהתאם למנדט הכללי שיש לו בתחום פעולתו; בעקבות הודעה לעיתונות הנשלחת אליו; או ביוזמת הציבור, הפונה לכתב ומסב את תשומת לבו לנושא בעל עניין.
הידיעה שמסר הכתב מועברת למערכת, שם היא עוברת שלבים שונים של עריכה (עריכה עניינית ולשונית) ולעיתים משולב מידע שהגיע מכתבים אחדים לכלל ידיעה אחת. בדרך כלל מצוין שמו של הכתב על ידיעה שמסר.
כתב שטח
כתב שטח (קורספונדנט) הוא עיתונאי המעביר מידע עדכני ממקומות מרוחקים למערכות אמצעי התקשורת הקשורים אליו: עיתון, טלוויזיה, רדיו ואינטרנט. הוא מהווה מקור חשוב להצגת מידע באמצעי התקשורת. המדווח הנמצא במקום התרחשות נמצא לעיתים בסכנה.
ההבדל בין כתב לבין כתב שטח הוא בכך שכתב השטח נוהג לצרף לדיווח התרשמות אישית ממה שהוא צופה. לעומתו, הכתב עוסק בתיאור העובדות בלבד.
מקור השם קורספונדנט הוא מהנוהג שהיה בזמנו באירופה לשלוח מידע מעין זה באמצעות רשתות הדואר.
קורספונדנט מלחמה יוצא לאזורי לחימה. מקובל כי יצא לשם עיתונאי המכיר את אתרי הלחימה ואת השותפים בלחימה ויכול לספק פרשנות.
קורספונדנט זר המעביר מידע ממדינה זרה.
בבריטניה, הכוונה בקורספונדנט היא למומחה בתחום מסוים כגון בריאות, לעומתו הכתב מוסר מידע ללא הכרת הרקע של הידיעה.
תיאור עבודתו של קורספונדנט מופיע בספרו של ז'ול ורן "מיכאל סטרוגוב". מתוארת מלאכתם של שני קורספונדנטים בימי הפלישה הטטרית לסיביר וניתוקה מעיר הבירה. שליח הצאר יוצא בשליחות לסיביר ושני הקורספונדנטים יוצאים בעקבותיו.
