إدارة السجلات

إدارة السجلات

صنف فرعي من	إدارة المحتوى — تحكُّم
يمتهنه	أمين الأرشيف — records manager ^(en)

تعديل - تعديل مصدري - تعديل ويكي بيانات

إدارة السجلات (بالإنجليزية: Records management)‏، والمعروفة أيضًا باسم إدارة السجلات والمعلومات، هي وظيفة تنظيمية مكرسة لإدارة المعلومات في منظمة طوال دورة حياتها، من وقت إنشائها وحتى إحلالها. ويشمل ذلك تحديد السجلات أو تصنيفها أو تخزينها أو تأمينها أو استردادها أو تتبعها أو إتلافها أو الاحتفاظ بها بشكل دائم.^[1] يحدد المعيار ISO 15489-1: 2001 ("ISO 15489-1: 2001") إدارة السجلات باسم «مجال الإدارة المسؤول عن التحكم الفعال والمنهجي في إنشاء السجلات واستلامها وصيانتها واستخدامها والتصرف فيها، بما في ذلك عمليات الالتقاط والحفاظ على أدلة ومعلومات حول الأنشطة التجارية والمعاملات في شكل سجلات».^[2]

تحافظ سجلات المنظمة على جوانب الذاكرة المؤسسية. عند تحديد مدة الاحتفاظ بالسجلات، تكون قدرتها على إعادة الاستخدام مهمة. يتم الاحتفاظ بالكثير من الأدلة كدليل على الأنشطة والمعاملات والقرارات. إن الغرض من إدارة السجلات هو جزء من الوظيفة الأوسع نطاقاً للمنظمة وهي إدارة الحكم وإدارة المخاطر والامتثال، وهو يهتم في المقام الأول بإدارة الأدلة الخاصة بأنشطة إحدى المنظمات فضلاً عن تقليل أو تخفيف المخاطر المرتبطة بها.

انظر أيضاً

• إدارة المحتوى
• دورة حياة السجلات
• نظام إدارة قواعد البيانات العلائقية
• إدارة الأرشيف والوثائق الوطنية

المراجع

1. ARMA International. "Glossary of Records and Information Management Terms, 3rd Edition". ARMA International. مؤرشف من الأصل في 2013-09-28.
2. International Organization for Standardization – ISO (2001). "ISO 15489-1:2001 – Information and Documentation – Records Management – Part 1: General". International Organization for Standardization – ISO. مؤرشف من الأصل في 2014-04-02.