Layanan referensi

Pustakawan referensi melayani pemustaka

Layanan Referensi adalah salah satu kegiatan pokok yang dilakukan di perpustakaan yang khusus melayankan/menyajikan koleksi referensi kepada para pemakai/pengunjung perpustakaan ^[1].Layanan referensi merupakan salah satu jasa perpustakaan yang disediakan bagi pengguna untuk menemukan informasi yang dibutuhkannya ^[2].. Suatu kegiatan pelayanan untuk membantu para pemakai pengunjung perpustakaan menemukan informasi dengan cara: Menerima pertanyaan-pertanyaan dari para pemakai/pengunjung perpustakaan dan kemudian menjawab dengan menggunakan koleksi referensi;Memberi bimbingan untuk menemukan koleksi referensi dan mencari informasi yang dibutuhkan; Memberi bimbingan kepada para pemakai tentang penggunaan bahan pustaka koleksi referensi.^[2] Menurut William A. Katz mengatakan bahwa fokus dari layanan referensi adalah pada pemberian jawaban atas pertanyaan referensi atau pencarian informasi.^[3]

Dasar-Dasar Pelayanan Referensi

Berdasarka uraian diatas dapat dirumuskan bahwa layanan referensi mempunyai tujuan, fungsi dan penunjang, sebagai berikut:

Tujuan

• Memungkinkan pengguna menemukan informasi secara cepat dan tepat.^[3]
• Memungkinkan pengguna menelusur informasi dengan pilihan yang lebih luas.^[3]
• Memungkinkan pengguna menggunakan koleksi referensi dengan lebih tepat guna.^[3]

Fungsi

• Informasi

Memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan atau kebutuhan pengguna perpustakaan akan informasi.^[3]

• Bimbingan

Memberikan bimbingan untuk menemukan bahan pustaka yang tepat sesuai dengan minat pengguna.^[3] dan bagaimana pula cara menggunakannya untuk menemukan informasi.^[4]

• Pengarahan/instruksi

Memberikan pengarahan dan bantuan pada pengguna mengenai cara menggunakan perpustakaan maupun koleksi referensi.^[3]

• Pemilihan/Penilaian

Memberikan petunjuk tentang bagaimana cara memili/menilai bahan pustaka dalam kelompok koleksi referensi yang bermutu dan berbobot ilmiah agar diperoleh sumber referensi yang berdaya guna maksimal.^[4]

Penunjang

Untuk dapat mencapai tujuan dan berfungsi, suatu Unit Pelayanan Referensi di perpustakaan perlu ditunjang:

• Petugas pelayanan referensi yang cakap, dengan syarat seperti bersikap terbuka dan selalu siap memberikan bantuan kepada para pemakai/pengunjung perpustakaan; bersikap ramah dan berkebiasaan tekun, cermat dan telaten;memiliki pengetahuan umum yang cukup luas; merupakan petugas tetap pada Unit Pelayanan Referensi; mengetahui berbagai jenis bahan pustaka yang termasuk dalam kelompok koleksi referensi dan bagaimana pula cara penggunaan masing-masing; mampu memberikan bimbingan/petunjuk praktis kepada para pemakai dalam upaya memilik dan menggunakan koleksi referensi yang dikehendaki sesuai dengan bidang pengetahuan masing-masing.^[4]
• Koleksi referensi yang memadai dan disajikan dalam rak terbuka serta mudah dicapai.^[3]
• Kerja sama antar perpustakaan.^[3] kerjasama yang baik dan saling menguntungkan antar perpustakan dalam bidang pelayanan referensi (menyediakan sumber informasi) kepada para pengunjung perpustakaan/pemakai.^[4]
• Perabot dan perlengkapan perpustakaan yang lengkap dan tata ruang yang nyaman serta aman untuk tempat studi para pemakai/pengunjung perpustakaan.^[4]

Jenis Layanan

Menurut Bopp (1991), ada 3 jenis layanan referensi dasar (pokok) yang pada teorinya digolongkan secara terpisah, tetapi pada praktiknya terkadang dilakukan secara bersama-sama.^[5]

Ketiga jenis layanan referensi tersebut adalah layanan informasi, yang dilakukan dengan cara menjawab pertanyaan-pertanyaan pengguna sesuai kebutuhan informasi mereka mulai dari informasi yang sangat sederhana sampai dengan informasi yang sangat kompleks, melayani kebutuhan informasi pengguna dengan cara melakukan kerjasama, silang layanan dan lain-lain.^[5] Jenis layanan informasi yang diberikan meliputi:

1. Ready Reference Questions (pertanyaan dengan sumber referensi) adalah pertanyaan yang dapat dijawab secara cepat dengan melakukan konsultasi atau menggunakan 1 atau 2 alat bantu.^[5] Pada umumnya seperti pertanyaan mengenai alamat, terjemahan, arti kata atau definisi suatu istilah,tanggal dan tempat sebuah kejadian atau biografi singkat seorang tokoh, dll.^[5] Dengan adanya internet, pertanyaan-pertanyaan yang bersifat ready reference tidak hanya dapat dijawab dengan alat bantu manual, tapi juga bisa diperoleh secara cepat di internet.^[5] Media komunikasi antara pengguna dengan pustakawan pun dapat dilakukan dengan tidak hanya bertatap muka secara langsung, tetapi bisa melalui telepon, email bahkan dengan cara chatting.^[5]
2. Pertanyaan penelitian (research questions)

   Selain pertanyaan yang dapat dijawab secara mudah dan cepat, layanan referensi juga menerima pertanyaan-pertanyaan yang kompleks untuk keperluan penelitian, dan untuk memperoleh jawabannya, pustakawan harus melakukan penelusuran informasi terlebih dahulu.^[5]

3. Peminjaman antar perpustakaan (interlibrary loan)

   Dalam bentuk ini perpustakaan boleh meminjam dan meminjamkan koleksinya ke perpustakaan lain.^[6] Dalam hal ini, peminjaman dilakukan oleh perpustakaan serta atas nama perpustakaan.^[6] Dengan demikian, Anggota perpustakaan A bila ingin meminjam buku dari perpustakaan B maka anggota tersebut harus melakukannya melalui perpustakaan A.^[6] Jadi Anggota tidak boleh berhubungan langsaung dengan perpustakaan lain.^[6]

4. Informasi dan layanan rujukan (information and referall service)

   Pustakawan referensi harus dapat mengidentifikasi sumber-sumber informasi yang ada di luar perpustakaannya untuk memenuhi kebutuhan informasi para penggunanya.^[5] Pustakawan harus dapat melokalisir keberadaan informasi tertentu yang dibutuhkan pengguna.^[5] Dalam hal ini, fungsi layanan adalah menjembatani pengguna dengan informasi yang dibutuhkannya dari luar Perpustakaan dan mempertemukannya.^[5]

5. Kerjasama (cooperative reference service)

   Salah satu bentuk layanan informasi adalah mengadakan hubungan dan kerjasama dengan perpustakaan/pusat informasi lain dalam memenuhi kebutuhan informasi penggunanya.^[5] Kerjasama dapat dilakukan secara formal berupa konsorsium, forum perpustakaan maupun kerjasama non formal, sehingga ketika kebutuhan pengguna tidak dapat dilayani di perpustakaan sendiri, pustakawan referensi dapat mencarikan dari perpustakaan lain yang bekerjasama^[5]

6. Selective dissemination of information

   Menyediakan layanan informasi terpilih yang diolah dan disajikan kepada pengguna sesuai dengan bidang ilmu/minat masing-masing.^[5] contoh: Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi, pustakawan dapat menyediakan informasi terbaru dan terpilih untuk tiap-tiap jurusan sehingga para dosen dapat mengikuti perkembangan informasi terbaru yang tersedia di Perpustakaan.^[5] #Layanan Database (database searches)

   Layanan referensi juga mencakup layanan database, baik database yang tersedia dalam bentuk CD-ROM maupun online.^[5] Layanan ini tercakup dalam layanan referensi karena ketika pengguna ingin mencari informasi tertentu dari database, dibutuhkan seorang pustakawan yang dapat menjelaskan cara penggunaan database, hierarki subyek, cakupan sebuah subyek, dan dapat memberikan alternatif judul lain jika yang dibutuhkan pengguna tidak ditemukan pada database yang dimiliki.^[5]

   layanan mas dani ronadi

7. Kemas ulang informasi

   Keberagaman jenis informasi yang dapat diperoleh baik dari media cetak maupun online memberikan pilihan yang luas terhadap informasi yang dibutuhkan.^[5] Keterbatasan waktu dari para pengguna informasi, khususnya para praktisi dan pengusaha memberi peluang bagi para pustakaan untuk menyediakan layanan paket informasi yang telah diolah atau dikemas ulang sesuai dengan kebutuhan pemesan.^[5]

8. Pembelajaran(instructional)

   yaitu memberikan petunjuk dan pengajaran kepada pengguna untuk dapat menemukan letak informasi(locate information) yang dibutuhkan secara mandiri atau membantu pengguna untuk memilih dan menggunakan alat-alat bantu (reference tools) yang ada seperti menggunakan [koleksi referensi], menggunakan [katalog], menggunakan [database] [online], [internet], dll.^[5] Peran baru sebagai pendidik juga membawa perubahan pada pustakawan yang tidak lagi sebagai pengumpul informasi dan menyediakannya bagi pengguna tetapi pustakawan juga perlu mengadakan pelatihan, orientasi dan secara aktif berpartisipasi dalam proses pembelajaran, dan menumbuhkan masyarakat yang melek informasi.^[5]

Menurut [Lancaster] dan [Sandore] 1997 peran perpustakaan di bidang pendidikan dan pelatihan pada prinsipnya mengajarkan 2 keahlian, yaitu kemampuan untuk memperoleh informasi yang relevan dan kemampuan untuk menyeleksi/mengevaluasi isi informasi.^[5] Kemampuan penelusuran informasi pada perpustakaan tradisional meliputi pengetahuan penggunaan katalog, skema [klasifikasi], indexing dan abstracting dan lain-lain, sedang pada era perpustakaan digital, pengguna memiliki kebutuhan untuk dapat menggunakan sumber-sumber informasi yang tersedia di perpustakaan baik manual maupun online, serta dapat memanfaatkan teknologi informasi sebagai sarana untuk menelusur informasi.^[5] Kemampuan menyeleksi/mengevaluasi koleksi sangat diperlukan agar informasi yang diperoleh sesuai dengan kebutuhan.^[5] Kemampuan ini menjadi sangat penting dimiliki oleh pengguna di era informasi seperti saat ini, karena membanjirnya jumlah maupun jenis informasi yang dapat diakses yang tidak semuanya dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya.^[5] Kemampuan kedua yang ingin dicapai ini juga mencakup pembelajaran tentang materi-materi yang mengajarkan masyarakat untuk menjadi melek informasi, yaitu masyarakat yang menggunakan informasi (tepercaya) sebagai sarana untuk mengatasi/memecahkan masalah yang dihadapi.^[5] Menurut Bopp (1991) Beberapa jenis pembelajaran berdasarkan metodenya dibedakan menjadi 2, yaitu pembelajaran secara perorangan (one to one instruction) membantu pengguna untuk mengetahui dan menggunakan koleksi Perpustakaan secara perorangan sudah biasa dilakukan di Perpustakaan.^[5] Dan ini juga merupakan interaksi yang biasa terjadi antara pustakawan referensi dengan pengguna, membantu pengguna yang pertama kali berkunjung ke Perpustakaan, membantu menggunakan katalog atau koleksi Perpustakaan.^[5]

1. Pembelajaran secara berkelompok (group instruction)

   Program pengenalan dan tur Perpustakaan (orientation program dan library tour) Program ini sangat penting bagi para pengguna baru agar mereka dapat mengetahui dan belajar mengenai fasilitas dan sarana penting di perpustakaan, dan ketika mereka menghadapi kesulitan mereka mengetahui ada pustakawan referensi yang siap membantu menemukan kebutuhan informasi mereka.^[5]

2. Bimbingan(guidance)

   Bimbingan lebih kearah memberikan petunjuk secara langsung, melakukan pemdampingan kepadayang dibimbing, berbeda dengan pembelajaran yang lebih mengutamakan proses belajar, mengajarkan tentang sebuah ilmu atau sistem.^[5]

Untuk menunjang tujuan dan fungsi layanan referensi, diperlukan:

• Petugas perpustakaan yang cakap
• Koleksi referensi yang memadai dan disajikan dalam rak terbuka serta mudah dicapai.
• Kerja sama antar perpustakaan

Menurut Bopp (1991), ada 3 jenis layanan referensi dasar (pokok) yang pada teorinya digolongkan secara terpisah, tetapi pada praktiknya terkadang dilakukan secara bersama-sama. Ketiga jenis layanan referensi tersebut adalah

1. layanan informasi yang dilakukan dengan cara menjawab pertanyaan-pertanyaan pengguna sesuai kebutuhan informasi mereka mulai dari informasi yang sangat sederhana sampai dengan informasi yang sangat kompleks, melayani kebutuhan informasi pengguna dengan cara melakukan kerjasama, silang layanan dan lain-lain.
2. pembelajaran(instructional)

yaitu memberikan petunjuk dan pengajaran kepada pengguna untuk dapat menemukan letak informasi(locate information) yang dibutuhkan secara mandiri atau membantu pengguna untuk memilih dan menggunakan alat-alat bantu (reference tools) yang ada seperti menggunakan koleksi referensi, menggunakan katalog, menggunakan database online, internet, dll.

1. Bimbingan(guidance)

Berdasarkan UU No.43 Tahun 2007 pasal 14 tentang layanan perpustakaan menyebutkan:

1. Layanan perpustakaan dilakukan secara prima dan berorientasi bagi kepentingan pemustaka.
2. Setiap perpustakaan menerapkan tata cara layanan perpustakaan berdasarkan standar nasional perpustakaan.
3. Setiap perpustakaan mengembangkan layanan perpustakaan sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi.
4. Layanan perpustakaan sebagaimana dimaksud padaayat (1)dikembangkan melalui pemanfaatan sumber daya perpustakaan untuk

memenuhi kebutuhan pemustaka.

1. Layanan perpustakaan diselenggarakan sesuai dengan standar nasional perpustakaan untuk mengoptimalkan pelayanan kepada pemustaka.
2. Layanan perpustakaan terpadu diwujudkan melalui kerja sama antar perpustakaan.
3. Layanan perpustakaan secara terpadu sebagaimana dimaksud pada ayat(6) dilaksanakan melalui jejaring telematika.^[7]

Ciri-Ciri Sumber Referensi

Ciri layanan referensi menurut Soejono Trimo yakni pemberian bantuan secara langsung dan bersifat personal oleh perpustakaan kepada masyarakat yang dilayaninya yang sedang mencari atau membutuhkan keterangan-keterangan tertentu.^[3] Salah satu kegiatan pokok Perpustakaan khusus melayankan/ menyajikan koleksi referensi (sumber referensi) kepada pemakai/pengunjung perpustakaan.^[4] Ciri dalam buku referensi, informasi yang berupa kata, topik atau subyek dirancang berdasarkan suatu susunan tertentu, sehingga buku tersebut tidak perlu dibaca mulai dari halaman pertama.^[1] Topik-topik dalam buku referens dapat disusun menurut urutan: waktu (kronologis), abjad subyek, abjad wilayah (geographic) atau kombinasinya.^[1]

Jenis-Jenis Sumber Referensi

Dalam pelaksanaan kegiatan pelayanan referensi sehari-hari sumber-sumber referens yang sering digunakan sebagai rujukan adalah

• Kamus
• Almanak dan buku tahunan
• Ensiklopedi
• Buku Pegangan bahasa Inggris: handbook)
• Direktori
• Buku Panduan
• Statistik
• Sumber Biografi
• Sumber Geografi
• Indeks
• Abstrak
• Bibliografi.^[1]

Rujukan

1. "Pelayanan Referensi" (PDF). Bogor. hlm. 1. Diarsipkan dari versi asli (pdf) tanggal 2013-10-07. Diakses tanggal 22 April 2013. 
2. Inotji Hajatullah, Puadah Djamilah (2000). "Seri Pengembangan Perpustakaan Pertanian no. 13, LAYANAN REFERENSI" (PDF). Bogor: Pusat Perpustakaan Pertanian dan Komunikasi Penelitian, Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian. hlm. 4,9-17. Diarsipkan dari versi asli (pdf) tanggal 2014-04-13. Diakses tanggal 12 April 2013. 
3. F. Rahayuingsih (2007). "Pengelolaan Perpustakaan". Yogyakarta: Graha Ilmu. hlm. 104.  Parameter |month= yang tidak diketahui akan diabaikan (bantuan); Tidak memiliki atau membutuhkan |url= (bantuan) Kesalahan pengutipan: Tanda <ref> tidak sah; nama "book1" didefinisikan berulang dengan isi berbeda
4. Drs. P. Sumardji (1992). "Pelayanan Referensi di perpustakaan". Yogyakarta: Kanisius. hlm. 12-13.  Parameter |month= yang tidak diketahui akan diabaikan (bantuan); Tidak memiliki atau membutuhkan |url= (bantuan) Kesalahan pengutipan: Tanda <ref> tidak sah; nama "book2" didefinisikan berulang dengan isi berbeda
5. Dian Wulandari, Pustakawan Universitas Kristen Petra. "LAYANAN REFERENSI DI ERA INFORMASI:MENJALANKAN FUNGSI PENDIDIK PADA PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI" (PDF). Bogor. hlm. 1. Diarsipkan dari versi asli (pdf) tanggal 2015-12-02. Diakses tanggal 22 April 2013. 
6. Sulistyo Basuki. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama. hlm. 58. ISBN 9795111698. 
7. Kemenag (2007). "UNDANG-UNDANG REPUBLIK INDONESIA NOMOR 43 TAHUN 2007 TENTANG PERPUSTAKAAN" (PDF). Jakarta. hlm. 10. Diarsipkan dari versi asli (pdf) tanggal 2014-04-30. Diakses tanggal 30 April 2013. 

Pranala luar

• Contoh pada situs Pemerintah Kabupaten Kulon Progo