Documento

Um documento é qualquer registro de informações,^[1] independentemente do formato ou suporte utilizado para registrá-las.^{[nota 1]}

Instituída pela ciência arquivística, a definição supra possui caráter generalista,^[4] o que significa que certas ciências ou alguns de seus ramos especializados podem adotar definições mais específicas. É o caso, por exemplo, do Direito, em que um documento é definido como qualquer que possua relevância jurídica e possa servir como prova.^[5]

Os órgãos típicos de documentação são os museus, os arquivos as bibliotecas, e os centros de documentação, cada um com as suas características peculiares.

Classificação

Quanto à sua origem

Quanto à sua origem os documentos podem ser divididos em públicos e privados:

• Públicos: são emitidos e/ou recebidos por um órgão governamental na gestão de suas atividades ou mediante procuração de autoridade pública.^[6] Por exemplo, escritura pública de compra e venda emitida por um notário.

• Privados: são emitidos por um particular (pessoa física), ou por autoridade pública fora de suas funções, atribuições, ou competência.

Quanto ao seu valor

O valor dos documentos devem ser claramente definidos, sustentáveis e coexistentes ao período que foram gerados.^[7] Desta forma tem-se os seguintes valores:

• Administrativo - Valor que um documento possui para a administração produtora do arquivo, na medida em que informa, fundamenta ou aprova seus atos presentes ou futuros.
• Fiscal - Valor atribuído a documentos ou arquivos para comprovação de operações financeiras ou fiscais.
• Informativo - Valor que um documento possui pelas informações nele contidas, independente de seu valor probatório.
• Legal - Valor processual que um documento possui perante a lei para comprovar um fato ou constituir um direito.
• Permanente - Valor probatório ou valor informativo que justifica a guarda permanente de um documento em um arquivo. Também referido como valor histórico.
• Primário - Valor atribuído aos documentos em função do interesse que possam ter para o gerador do arquivo, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais.
• Probatório - Valor intrínseco de um documento de arquivo que lhe permite servir de prova legal.
• Secundário - Valor atribuído aos documentos em função do interesse que possam ter para o gerador do arquivo, e para outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foram originalmente produzidos.^[8]

Quanto ao grau de sigilo

Brasil

No Brasil, um documento pode ser classificado como ostensivo ou sigiloso. Um documento é ostensivo quando a ele não foi atribuído nenhum grau de sigilo, tendo em vista que o acesso ao seu conteúdo não põe em risco direitos individuais ou coletivos. Documentos ostensivos devem estar plenamente acessíveis. Consequentemente, um documento é sigiloso quando a ele é atribuído algum grau de sigilo, em razão de o acesso ao seu conteúdo poder colocar em risco direitos individuais ou coletivos. São estes os graus de sigilo documental:^{[nota 2]}

• Reservado

É um documento com informações cuja revelação não-autorizada possa comprometer planos, operações ou objetivos neles previstos ou referidos. Um documento não poderá ser mantido com grau de sigilo "reservado" por mais do que cinco anos.

• Secreto

É um documento com informações referentes a sistemas, instalações, programas, projetos, planos ou operações de interesse da defesa nacional, a assuntos diplomáticos e de inteligência, programas ou instalações estratégicos, cujo conhecimento não-autorizado pode ocasionar prejuízo grave à segurança. Este documento não poderá ser mantido com grau de sigilo "secreto" por mais do que quinze anos.^[11]

• Ultrassecreto

Um documento não poderá ser mantido com grau de sigilo "ultrassecreto" por mais do que vinte e cinco anos, salvo se o seu acesso ou divulgação puder ocasionar ameaça externa à soberania nacional, à integridade do território nacional ou grave risco às relações internacionais do País, situação em que a classificação no grau de sigilo "ultrassecreto" poderá ser prorrogada, por uma única vez, ao longo de período determinado não superior a vinte e cinco anos. Portanto, em situações excepcionais o prazo total desta classificação estará limitado ao máximo de cinquenta anos.^{[nota 3]}

Ver também

• Arquivística
• Documento histórico
• Fé pública
• Requerimento

Notas

1. Vide a pág. 73 do Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística^[2] e também o inciso II do art. 4º da lei federal ordinária nº 12.527/11.^[3]
2. Vide o art. 52 do Decreto 7845/12^[9] e o art. 28 do Decreto 7724/12.^[10]
3. Decreto 7724/12,^[10] art. 47, inciso IV.

Referências

1. Estado virtual. Disponível em: https://www.estadovirtual.com.br/o-que-e-documento. Acesso em: 02 dez. 2018
2. Arquivo Nacional (2005). «Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística» (PDF). Consultado em 25 de novembro de 2013 
3. BRASIL (18 de novembro de 2011). «Lei Federal Ordinária nº 12.527». Regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei nº 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências. Casa Civil. Consultado em 25 de novembro de 2013 
4. «Verbete "generalista"». Dicionário Priberam da Língua Portuguesa. Consultado em 25 de novembro de 2013 
5. «Verbete "documentos"». Dicionário Jurídico. Direito Virtual. Consultado em 25 de novembro de 2013 
6. Arquivos e Documentos - Conceitos e Características. Disponível em: https://www.ebah.com.br/content/ABAAAAjuAAD/arquivos-documentos-conceitos-caracteristicas. Acesso em: 02 dez 2018.
7. Tecnolegis. Disponível em: https://www.tecnolegis.com/estudo-dirigido/tecnico-mpu-administrativa/arquivologia-avaliacao-documentos.html. Acesso em: 02 dez 2018.
8. MAKHLOUF, Basma; CAVALCANTE, Lídia Eugenia. AVALIAÇÃO ARQUIVÍSTICA: Bases teóricas, estratégias de Aplicação e instrumentação. Florianópolis: Encontros bibli, 2008. Disponível em: https://periodicos.ufsc.br/index.php/eb/article/viewFile/7199/6646. Acesso em: 02 dez 2018.
9. BRASIL (14 de novembro de 2012). «Decreto nº 7.845». Regulamenta procedimentos para credenciamento de segurança e tratamento de informação classificada em qualquer grau de sigilo, e dispõe sobre o Núcleo de Segurança e Credenciamento. Casa Civil. Consultado em 25 de novembro de 2013 
10. BRASIL (16 de maio de 2012). «Decreto nº 7.724». Regulamenta a Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, que dispõe sobre o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do caput do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição. Casa Civil. Consultado em 25 de novembro de 2013 
11. Para entender direito. O que são documentos ultrassecretos, secretos, confidenciais e reservados, e como o governo poderia prorrogá-los por 130 anos. Folha de S. Paulo.2011. Disponível em: http://direito.folha.uol.com.br/blog/o-que-so-documentos-ultrassecretos-secretos-confidenciais-e-reservados-e-como-o-governo-poderia-prorrog-los-por-130-anos. Acesso em 04 dez. 2018.

Ligações externas

• Governo SP (Tempo de Guarda de Documentos e a Lei de Acesso à Informação)
• Fenacom (Guarda e Manutenção de Documentos Fiscais)
• Fecomercio (Prazo para Guarda de Documentos)