Okno anglojęzycznej wersji programu Gramps – na przykładowym formularzu osoby można umieszczać nie tylko podstawowe dane (imiona, daty urodzenia/śmierci itd.), ale również wzmianki o wydarzeniach z jej życia, zdjęcia i praktycznie każdą informację jej dotyczącą.
Programy genealogiczne są dzisiaj powszechnie stosowanymi narzędziami informatycznymi, które pozwalają znacznie szybciej i sprawniej opracować drzewo genealogiczne niż w erze przedinformatycznej, kiedy to stosowano fiszki i duże płachty papieru. Obsługa programu polega na tworzeniu bazy danych, tzw. rekordów opisujących osoby, a następnie łączeniu ich za pomocą relacji – małżeństwo, rodzicielstwo, rodzeństwo itd.
Rekordy zawierają szereg pól, w tym pola podstawowe, jak imię i nazwisko, płeć, daty i miejsca urodzenia i śmierci, a także rozmaite pola dodatkowe, znacznie bardziej szczegółowo opisujące daną osobę (→ fakt genealogiczny). Niektóre programy zawierają sztywno zdefiniowany zakres pól, inne pozwalają użytkownikowi tworzyć własne pola. Coraz częściej wykorzystywane są też multimedia, dzięki możliwości dołączania fotografii, plików dźwiękowych, a nawet filmów wideo.
Drzewo genealogiczne, czyli zestaw rekordów połączonych relacjami, może być sukcesywnie rozwijane w długim przedziale czasu, zachowując na każdym etapie należytą aktualność i funkcjonalność. W przypadku dużych baz istotne są narzędzia wyszukiwawcze, które pozwalają szybko dotrzeć do rekordów wyspecyfikowanych za pomocą rozmaitych kryteriów. W ten sposób można łatwo określić informacje, wymagające dalszych poszukiwań (np. osoby bez wpisanej daty urodzenia) oraz wychwycić błędy czy podejrzane wpisy w bazie, wynikające z błędnych bądź źle wprowadzonych informacji (np. małżeństwo między rodzeństwem, zbyt młody wiek do zawarcia małżeństwa, itp.).
Źródła informacji
Źródłami informacji jest przede wszystkim pamięć rodziny i rozmaite prywatne zapiski, ale bardziej zaawansowani użytkownicy korzystają także ze źródeł, które pozwalają pozyskać informacje niemożliwe do odtworzenia z pamięci, jak księgi metrykalne, herbarze, słowniki biograficzne, spisy ludności, rejestry emigracyjne, książki adresowe i telefoniczne, inskrypcje nagrobne, urzędowe dokumentacje metrykalne.
W Internecie rozwijane są od wielu lat komputerowe bazy danych, zawierające niekiedy setki milionów wpisów (dominują tutaj instytucje amerykańskie, a wyróżniają się bazy tworzone przez The Jesus Christ of Latter-day Saints, czyli mormonów), które pozwalają dotrzeć do wielu informacji o przodkach. Niektóre są płatne, inne darmowe, jeszcze inne oferują ograniczony zakres wyszukiwania bez opłaty i poszerzone narzędzia wyszukiwawcze w ramach abonamentu.
Prezentacja danych
Baza może funkcjonować nie tylko w samym programie genealogicznym – obecnie kluczowe znaczenie mają techniki prezentowania i wymiany danych, takie jak:
wewnętrzne raporty, tworzone z aplikacji – dane zawarte w bazie mogą być zaprezentowane (i wydrukowane) na wiele sposobów, w zależności od oprogramowania. Poza "standardowymi" wydrukami drzewa genealogicznego spotkać można diagramy obrazujące np. wszystkich potomków konkretnej osoby, wszystkich jej przodków, fiszkę konkretnej osoby, zawierającą komplet informacji zgromadzonych na jej temat i wiele innych raportów. Do raportów bywają dołączone funkcje dodatkowe, takie jak np. kalkulator stopnia pokrewieństwa czy podsumowanie bazy danych (np. liczba osób spełniających określone kryteria). W części aplikacji, opartych na wolnych licencjach (np. w programie Gramps), istnieje możliwość samodzielnego tworzenia raportów przy użyciu języków skryptowych.
eksport do postaci witryny internetowej – baza danych może być automatycznie zapisana w postaci zestawu dokumentów HTML, powiązanych ze sobą w sposób odzwierciedlający relacje w bazie, co umożliwia zaprezentowanie własnego drzewa genealogicznego na forum publicznym.
eksport do postaci standardowego pliku w formacie GEDCOM, o ściśle ustalonej składni, który jest "największym wspólnym mianownikiem"co to jest? W matematyce szuka się raczej najmniejszego wspólnego dzielnika... programów genealogicznych – plik bazy danych zapisany w tekstowym formacie GEDCOM w jednym programie genealogicznym może być wczytany do innego programu genealogicznego bez utraty istotnych informacji.
interfejs wykorzystujący przeglądarkę internetową do komunikacji między serwerem a komputerem użytkownika, korzystający z bazy danychon-line; czasem wymaga uprzedniej rejestracji, lecz nie wymaga żadnej instalacji po stronie użytkownika
program działający na serwerze, wymagający uprzedniego zainstalowania własnej aplikacji serwerowej (np. Apache) na komputerze lokalnym (do korzystania off-line – 127.0.0.1) bądź na komputerze sieciowym (do korzystania on-line). Czasem wymaga także instalacji aplikacji bazodanowej (np. MySQL)
program działający na jednym z systemów operacyjnych należących do wskazanej rodziny (obsługiwane wersje podawane są w specyfikacji programów na ich stronie internetowej)
program działający w przeglądarce internetowej, co do zasady niezależnie od systemu operacyjnego, w którym działa przeglądarka (obsługiwane wersje przeglądarek podawane są w specyfikacji skryptów na ich stronie internetowej)
Ponadto, w pracy genealoga wykorzystuje się specjalne komputerowe kalkulatory i przeliczniki, w szczególności do przeliczania dat z kalendarza juliańskiego na gregoriański, odnajdywania określonego dnia w kalendarzu (dzień tygodnia, święta stałe i ruchome) i obliczania wieku probanta w określonej chwili (ślubu, poczęcia dziecka, zgonu itp.).
