Pengurusan Kos Projek (PKP) adalah satu kaedah yang menggunakan teknologi untuk mengukur kos dan produktiviti melalui kitaran hayat penuh projek tahap perusahaan.
PKP merangkumi beberapa fungsi pengurusan projek tertentu termasuk anggaran, kawalan kerja, pengumpulan data lapangan, penjadualan, perakaunan dan reka bentuk. Matlamat utama PKP ialah untuk menyelesaikan projek dalam anggaran belanjawan yang diluluskan.[1]
Bermula dengan anggaran, satu alat penting dalam PKP, data sejarah sebenar digunakan untuk merancang dengan tepat semua aspek projek. Apabila projek diteruskan, kawalan kerja menggunakan data daripada anggaran dengan maklumat yang dilaporkan dari lapangan untuk mengukur kos dan pengeluaran dalam projek. Dari permulaan projek hingga selesai, pengurusan kos projek mempunyai objektif untuk mempermudah dan mengurangkan perlaksanaan projek.[2]
Pendekatan teknologi ini telah menjadi pencabar yang besar kepada industri perisian menganggar arus perdana dan industri pengurusan projek.[3]
[4]
Pengurusan Kos Projek adalah salah satu daripada sepuluh Bidang Pengetahuan yang digariskan dalam Panduan kepada Badan Pengurusan Projek Pengetahuan (aka Panduan PMBOK ("Project Management Body of Knowledge")). Ia digunakan semasa Perancangan dan Pemantauan & Kawalan Kumpulan. Kumpulan Proses.
Terdapat 4 proses dalam bidang pengetahuan ini termasuk
- Pengurusan Kos Perancangan
- Anggaran Kos
- Menentukan Belanjawan
- Kos Mengawal
Teknik utama untuk Pengurusan Kos Projek adalah Pengurusan Nilai Dapatan ("Earned Value Management" - EVM).
Proses
Proses menguruskan kos projek adalah aktiviti untuk menganggarkan kos, membangunkan belanjawan projek dan mengawal perbelanjaan. Proses pengurusan kos projek termasuk langkah-langkah utama berikut:
Anggaran kos. Ia adalah langkah proses pengurusan kos projek apabila pengurus projek bekerjasama dengan jabatan kewangan untuk menganggarkan kos yang diperlukan untuk membeli semua barangan / perkhidmatan yang diperlukan dan menjalankan aktiviti yang diperlukan untuk menyempurnakan projek. Penganggaran Kos Projek dijalankan pada fasa perancangan. Pengurus projek menggunakan perisian pengurusan kos projek untuk membangunkan hamparan elektronik dan membuat pengiraan.
Penentuan Belanjawan. Pada langkah proses pengurusan kos ini, hamparan elektronik kos digunakan untuk membangunkan rangka kerja belanjawan dan menentukan belanjawan. Pengurus projek boleh menggunakan perisian pengurusan kos projek untuk bekerjasama dengan jabatan kewangan untuk menentukan perkara anggaran dan sumber pembiayaan dan kemudian untuk memperuntukkan belanjawan. Langkah ini memerlukan kerjasama yang erat dengan penaja projek.
Kawalan Belanja. Ia adalah langkah proses pengurusan kos projek apabila belanjawan yang diperuntukkan dikaji semula dan perbelanjaan dijejak. Pengurus projek bertanggungjawab untuk kawalan perbelanjaan dan untuk memastikan peruntukan belanjawan dioptimumkan dan kosnya mencukupi dengan belanjawan yang dirancang dan diperuntukkan.[5]
Ringkasan Pelajaran
Pengurusan kos projek secara tradisional merupakan kelemahan projek IT. Pengurus projek IT mesti mengakui kepentingan pengurusan kos dan mengambil tanggungjawab untuk memahami konsep kos asas, anggaran kos, anggaran, dan kawalan kos.
Pengurus projek mesti memahami beberapa prinsip asas pengurusan kos untuk berkesan dalam menguruskan kos projek. Konsep penting termasuk keuntungan dan beza keuntungan, kos kitaran hayat, analisis aliran tunai, kos tenggelam, dan teori keluk pembelajaran.
Pengurusan kos perancangan melibatkan penentuan dasar, prosedur, dan dokumentasi yang akan digunakan untuk merancang, melaksanakan, dan mengawal kos projek. Hasil utama proses ini adalah pelan pengurusan kos.
Anggaran kos adalah bahagian penting dalam pengurusan kos projek. Terdapat beberapa jenis anggaran kos, termasuk susunan magnitud kasar ("rough order of magnitude" - ROM), belanjawan, dan definitif. Setiap jenis anggaran dilakukan dalam pelbagai peringkat kitaran hayat projek, dan masing-masing mempunyai tahap ketepatan yang berbeza. Beberapa alat dan teknik dapat membantu anda membangunkan anggaran kos, termasuk anggaran yang serupa, perkiraan bawah, perkiraan parametrik, dan peralatan berkomputer.
Menentukan belanjawan melibatkan peruntukan biaya untuk item kerja individu dari waktu ke waktu. Adalah penting untuk memahami bagaimana organisasi tertentu menyediakan belanjawan supaya anggaran dibuat dengan sewajarnya.
Kos kawalan termasuk prestasi kos pemantauan, mengkaji perubahan, dan memaklumkan pihak berkepentingan projek mengenai perubahan yang berkaitan dengan kos. Banyak prinsip perakaunan dan kewangan yang berkaitan dengan pengurusan projek kos. Pengurusan nilai dapatan adalah kaedah penting yang digunakan untuk mengukur prestasi projek. Pengurusan nilai dapatan menggabungkan skop , kos, dan maklumat jadual. Pengurusan portfolio projek membolehkan organisasi mengumpul dan mengawal keseluruhan projek atau pelaburan sebagai satu set aktiviti saling berkaitan.
Beberapa produk perisian boleh membantu pengurusan kos projek. Perisian pengurusan projek perisian dan perisian pengurusan portfolio boleh membantu pengurus menilai data mengenai pelbagai projek.[6]
Rujukan
