Il numero IMO è assegnato al natante al momento della posa della chiglia dall'IHS Fairplay[1], ex-Lloyd's Register - Fairplay.
Viene utilizzato per identificare univocamente ogni tipo di natante superiore alle 100 tonnellate e provvisto di apparato propulsivo proprio. Fanno eccezione a questa regola generale le seguenti categorie di natanti, che non hanno un proprio numero IMO:
Navi utilizzate esclusivamente per la pesca
Navi prive di propulsione propria
Yacht da diporto
Navi utilizzate in servizi speciali
Chiatte
Veicoli a cuscino d'aria
Moli e bacini galleggianti
Navi da guerra e trasporti truppe
Navi con scafo in legno
Il numero IMO è unico, accompagna la nave per tutta la vita operativa, non varia al cambiare del proprietario, nome o registrazione e non viene mai riutilizzato per navi di nuova costruzione.