« Calendrier de conservation » est en usage au Canada et en Suisse romande, alors que « tableau de tri » est employé dans les autres pays francophones. On rencontre également les termes « tableau de gestion » (sous-entendu « des archives ») employé essentiellement par l'administration des archives de France[2], « tableau d'archivage », « recueil des durées de conservation », « tableau de conservation », « charte d'archivage », « tableau d'élimination », « tableau des éliminables » et « plan d'archivage ».
Le calendrier de conservation est primordial pour maintenir une saine gestion documentaire au sein d’un organisme. Pour être efficace, il se doit d’être intégré dans toutes activités administratives d’une organisation[3].
L’intégration d’un calendrier de conservation dans un organisme a plusieurs avantages : une augmentation de la gestion documentaire, une prise de décision rapide et efficace lors de l’élagage des documents, une économie de temps, d’espace et de coût, puis un respect des lois juridiques[1].
Composantes d'un calendrier de conservation
Le calendrier de conservation permet de véhiculer les règles de conservation. Une règle de conservation est une norme qui octroie une période d’utilisation à un document conformément à son cycle de vie[3].
↑Qui le qualifie cependant de « néologisme qui tend à se substituer au traditionnel ‘’tableau de tri’’ » (La pratique archivistique française, Paris, 2008, p. 591).
↑Chaker GHARIANI, « élaboration de calendriers de conservation », Colloque sur la gestion des archives courantes et intermédiaires : Politiques et pratiques Dakar, , p. 3 (lire en ligne)
