Sisällönhallinta (engl. Content Management) tarkoittaa toimintaa, jolla pyritään hallitsemaan digitaalista informaatiosisältöä mahdollisimman tarkoituksenmukaisesti. Sisältö voi olla esimerkiksi tekstimuotoisia dokumentteja, www-sivuja, video-, audio- ja kuvatiedostoja, sähköpostiviestejä, tms. tallennettua tai tallennettavissa olevaa informaatiota. Yhteistä tässä yhteydessä tarkoitetulle informaatiosisällön käsitteelle on, että se muodostaa ihmisten ymmärrettävissä olevia tiedonpalasia, ei silkkaa dataa sinänsä. Tyypillisesti digitaaliseen sisältöön liittyy useimmiten jonkinlaista metatietoa. Sisällönhallinnassa keskeisessä roolissa on myös sisällön elinkaari, joka alkaa sisällön luomisesta ja päätyy erilaisten vaiheiden kautta sisällön pitkäaikaiseen arkistointiin tai tuhoamiseen. Sisällönhallinnan tutkimus kuuluu enimmäkseen tietojärjestelmätieteen alueelle [1],[2].
Erilaisia näkökulmia
Sisällönhallinnan tutkimuksessa ja ammatillisissa lähteissä aihepiiriä on tarkasteltu ainakin neljästä näkökulmasta, jotka ovat sisältönäkökulma, teknologianäkökulma, organisaationäkökulma ja prosessinäkökulma [1]. Näkökulmien runsaus ja aiheen rajapinnat useisiin perinteisempiin tietojärjestelmätieteen osa-alueisiin ovatkin aiheuttaneet sen, että sisällönhallinta käsitteenä on ollut pitkään hämärä ja moniselitteinen [2].
Sisältönäkökulma
Sisältönäkökulma jakautuu edelleen kolmeen alaryhmään, jotka ovat informaationäkökulma, käyttäjänäkökulma ja järjestelmänäkökulma[1].
Informaationäkökulma keskittyy sisällön semantiikan ja elinkaaren hallintaan. Tähän liittyvät esimerkiksi se, kuinka sisältö organisoidaan ja esitetään käyttäjille, informaatioarkkitehtuuri ja erilaiset sisällönhallintaa ja tiedonhakua varten muodostetut taksonomiat, sisällön klusterointi merkityksellisiksi informaatioyksiköiksi, ja metatiedon organisointi. Informaation elinkaari käsittää sisällön käsittelyyn liittyvät toiminnot, joissa sisältöä luodaan, editoidaan, tarkastetaan ja hyväksytään, indeksoidaan, kategoroidaan ja linkitetään, jaetaan, julkaistaan, käytetään, päivitetään, arkistoidaan, transformoidaan ja lopulta poistetaan[1].
Käyttäjänäkökulma
Käyttäjänäkökulma keskittyy käyttäjien (sisällön tuottajien ja hyödyntäjien) ja sisällön välisen suhteen tutkimiseen. Sisältönäkökulmasta on tärkeää tunnistaa käyttäjien erityispiirteet, odotukset tarpeet, ym. asiat, joiden mukaan sisällön relevanssia voidaan parantaa. Esimerkkeinä tähän näkökulmaan liittyvistä tutkimusaiheista voidaan mainita tiedonhaku (engl. information seeking and retrieval) sekä sisällön personointi.[1]
Järjestelmänäkökulma
Järjestelmänäkökulma näkee aihealueen erilaisten järjestelmätyyppien pohjalta, jotka tallentavat erityyppisiä sisältöjä ja tekevät niiden hyödyntämisen mahdolliseksi käyttäjille. Tämä näkökulma on implisiittisesti yleinen alueen käytännön kielessä ja konsulttien julkaisemassa kirjallisuudessa [2]. Esimerkiksi (Honkaranta & Tyrväinen 2005,[3]) puhuvat erikseen: 1) WWW-sisällönhallinnasta, 2) dokumenttien hallinnasta ja 3) rakenteisten dokumenttien hallinnasta. Gottlieb (2006,[4]) puolestaan on todennut, että sisällönhallinta kattaa periaatteessa www-sisällönhallinnan (WCM, Web Content Management), dokumenttien hallinnan (DM, Document Management) ja digitaalisten resurssien hallinnan (DAM, Digital Asset Management) osa-alueet. Muita tästä näkökulmasta esiin nousevia teemoja ovat sisällönhallintajärjestelmien keskinäinen toimivuus ja sen mahdollistavat tekniset sisältöstandardit[1]
Käytännön kielessä sisällönhallinta liitetäänkin usein järjestelmänäkökulmasta www-sivuihin ja erilaisten verkkopalveluiden hallintaan, mutta WWW-sisällönhallinta on kuitenkin vain yksi sisällönhallinnan osa-alue. Historiallisesti esimerkiksi dokumenttien hallinnalla on ollut tärkeä rooli jo vuosikymmeniä ennen Internetin keksimistäkin. Nykyisin monien organisaatioiden työ on jopa lähes pelkästään erilaisten dokumenttien tuottamista, käsittelyä ja jakelua (esimerkiksi valtionhallinnossa). Myös rakenteisten dokumenttien rooli kasvaa nykyisin koska nämä ohjelmallisesti tulkittavissa olevat dokumentit (yleensä XML-muotoiset) ovat tärkeässä roolissa muun muassa sähköisen liiketoiminnan toteutuksessa.
Dokumenttien hallinnalla on sisällönhallinnan eri järjestelmäosa-alueista kiistatta pisimmät juuret ja vakiintunein asema, mutta huolimatta dokumenttien hallinnan keskeisestä roolista, sisällönhallinnan kehittämisellä pyritään usein nimenomaan eroon perinteisestä dokumenttikeskeisestä järjestelmästä. Esimerkiksi Laudon & Laudon (2004,[5]) ovat määritelleet perinteisten dokumenttikeskeisten tiedostojärjestelmien ongelmiksi seuraavia asioita:
- Tiedon toisteisuus ja sekaannukset (sama tieto monessa eri paikassa)
- Tiedon ohjelmistoriippuvaisuus (tarvitaan tiettyja sovelluksia avaamaan tiettyjä tiedostoja)
- Joustamattomuus (kerran määriteltyjä rakenteita on vaikea muuttaa ja uudenlaisten koosteiden luominen on työlästä)
- Heikko turvallisuus (muokkausten tekijöiden jäljittäminen vaikeaa, pääsyn rajoittaminen hankalaa)
- Puutteellinen avoimuus ja tiedon saatavuus (uudelleenkäyttö ongelmallista, tiedostoilla on yleensä joku omistaja mikä myös vaikeuttaa uudelleenkäyttöä).
Teknologianäkökulma
Teknologianäkökulma keskittyy yleisemmällä tasolla sisällönhallinnan perusteknologian, ohjelmistojen ja laitteistojen, tutkimukseen ja kehittelyyn. Tähän saakka sisällönhallinnan tutkimuksesta valtaosa on edustanut tätä näkökulmaa[6], jonka Tyrväinen et al. (2006) toteavat kuuluvan enemmänkin tietojenkäsittelytieteen, kuin tietojärjestelmätieteen piiriin[1].
Organisaationäkökulma
Organisaationäkökulma keskittyy sisällönhallinnan organisationaalisiin, sosiaalisiin ja liiketoiminnallisiin kysymyksiin. Jonkinlainen organisaation sisällönhallinta (engl. Enterprise Content Management, ECM) lieneekin tarpeen useimpien organisaatioiden toiminnassa sekä yksityisellä että julkisella sektorilla. Tässä yhteydessä ollaan kiinnostuneita sisällönhallinnan ja sen kehittämisen organisatorisista tavoitteista (ks. alla), vaikutuksista, ja itse organisaation toimintamallin analysoinnista[6].
Sisällönhallinta-käsitteen ohella myös organisaation sisällönhallinta -käsitteen merkitykset ovat vaihdelleet alan käytännön kielessä runsaasti. Esimerkiksi Gottlieb (2006,[4]) sanoo käsitteellä tyypillisesti viitattavan tavoitteeseen hallita kaikki nämä kolme osa-aluetta samalla tietojärjestelmällä tai tietojärjestelmäkokonaisuudella. Toisaalta on esitetty, että juuri "ECM"-käsite on paisunut koko ajan kattamaan yhä enemmän alueita. ECM-käsitteellä saatetaankin ajoittain viitata myös järjestelmä- tai jopa teknologianäkökulman yksittäisiin asioihin, kuten kuvatiedostojen hallintaan, tallenteiden hallintaan, oikeuksien hallintaan, aineistojen hallintaan ja arkistointiin.[7]
Sisällönhallinnan voi kuitenkin määritellä eri tavoin eri organisaatioissa ja toimialoilla. Eräiden alan toimijoiden mielestä yhtenäistä määritelmää ei tästä syystä välttämättä ole edes tarvetta hakea (Boiko 2005,[8]).
Prosessinäkökulma
Prosessinäkökulma on kiinnostunut sisällönhallintaan liittyvistä organisatorisista prosesseista, joita voivat olla organisaation varsinaiset toimintaprosessit ja sisällönhallintaan liittyvät tai sen avulla mahdollistuvat kehittämisprosessit.[1]
Sisällönhallinnan kehittämisprosessit sisältävät sisällönhallintajärjestelmien ja organisaation kehittämisen, toteuttamisen ja ylläpidon tehtävät.
Organisaatioiden varsinaiset toimintaprosessit puolestaan ovat sisällönhallinnan kannalta kiinnostavia, koska liittyvät läheisesti sisällön itsensä elinkaareen ja siihen liittyvään organisatoriseen toimintaan. Käytännön järjestelmätyössä tällaisia prosesseja on kyettävä mallintamaan ja toteuttamaan erilaisilla tietojärjestelmillä[6].
Tavoitteet
Organisaatiot voivat tavoitella esimerkiksi seuraavia asioita sisällönhallinnan ja sen kehittämisen avulla[6],[9]:
- tehokasta yhteistyötä organisaation sisällä ja organisaatioiden välillä
- uusia sisältötuotteita tai -palveluja
- parempaa sisällön laatua ja virheellisestä informaatiosta johtuvien ongelmien vähentämistä
- nopeampia tuotantoaikoja,
- parempaa resurssien hyödyntämistä, työn joustavuutta ja päällekkäisen työn poistamista,
- vähentyneitä kustannuksia,
- parempaa työtyytyväisyyttä,
- parempaa asiakastyytyväisyyttä,
- organisaatiomuistin aikaansaamista ja hyödyntämistä ja
- modernia imagoa sidosryhmiensä silmissä.
Nämä tavoitteet ja niiden kombinaatiot luonnollisesti vaihtelevat eri organisaatiokonteksteissa ja aikoina, mistä johtuen myös tarkoituksenmukaiset sisällönhallintajärjestelmät voivat olla hyvinkin erilaisia eri organisaatioissa.[6]
Katso myös
Lähteet
- ↑ a b c d e f g h Tyrväinen, Pasi; Päivärinta, Tero; Iivari, Juhani; Salminen, Airi: Characterizing the Evolving Research on Enterprise Content Management (Editorial). European Journal of Information Systems, 2006, nro 6, s. 627-634. (englanniksi)
- ↑ a b c Munkvold, Bjørn Erik; Päivärinta, Tero; Stangeland Elin; Hodne, Anne Kristine: Contemporary Issues of Enterprise Content Management: The Case of Statoil. Scandinavian Journal of Information Systems, 2006, nro 2, s. 69-100. Artikkelin verkkoversio.[vanhentunut linkki] (englanniksi)
- ↑ Honkaranta, A.; Tyrväinen, P.: Content management in organizations. Teoksessa M. Khosrowpour (toim.) Encyclopedia of information science and technology. Hershey: Idea Group Publishing, Inc., 550-555., 2005.
- ↑ a b Gottlieb, S.: Content Management Problems and Open Source Solutions 23.01.2006. Optaros. Arkistoitu 29.11.2006. Viitattu 21.11.2006.(englanniksi)
- ↑ Laudon, K. & Laudon, J.: Management Information Systems - Managing the Digital Firm. U.S.A: Pearson Education, Inc., 2004. ISBN 0-13-153841-1 (englanniksi)
- ↑ a b c d e Päivärinta, Tero; Munkvold, Bjørn Erik: Enterprise content management: an integrated perspective on information management. Teoksessa R. Sprague (toim.) Proceedings of the 38th Hawaii International Conference on System Sciences . Los Alamitos: IEEE, CD-ROM., 2005. Teoksen verkkoversio. (englanniksi)
- ↑ John Newton: Commoditization of ECM 2006-09. Content Log-blogi. Viitattu 18.9.2006.(englanniksi)
- ↑ Boiko, B.: Content management bible. Indianapolis: Wiley Publishing Inc., 2005. ISBN 0-7645-7371-3 (englanniksi)
- ↑ Rockley, A.: Managing enterprise content – A unified content strategy. U.S.A: Pearson Education, Inc., 2003. ISBN 0-7357-1306-5 (englanniksi)
