Suhtlusmeetod on viis, kuidas toimub inimeste vahel teabevahetus. Tavaliste suhtlusmeetodite puhul saatja kõneleb või kirjutab ja vastuvõtja kuulab või loeb. Enamik kommunikatsioonist toimub suuliselt, kuid on ka viise, kus kasutatakse vaid näiteks kehakeelt.[1]
Eri suhtlusmeetodite mõistmine aitab paremini inimestega suhelda, lahendada probleeme ja arusaamatusi ning vältida väärarusaamu. See aitab kaasa ka organisatsioonide tegevusele.[2]
Liigid
Verbaalsed suhtlusmeetodid
Kirjalik kommunikatsioon
Kirjaliku kommunikatsiooni puhul kasutatakse pliiatsit ja paberit, sõnum esitatakse näiteks dokumendina. Kirjalik kommunikatsioon hõlmab elektroonilisi väljatrükitud faile, dokumente, tekstsõnumeid, e-kirju ning kõike muud, mis edastatakse keele, kirjalike sümbolite kaudu. Selline suhtlemine on vältimatu ärisuhetes ning õiguslike juhiste andmisel. Peamiselt kirjalikku kommunikatsiooni kasutavad suhtlusvormid on näiteks käsiraamatud, brošüürid, lepingud, memod, pressiteated, ametlikud äriettepanekud jms. Kirjaliku kommunikatsiooni tõhusus sõltub kirjutamisstiilis, grammatikast, sõnavarast ja selgusest.[2]
Suuline kommunikatsioon
Suuline kommunikatsioon toimub näost näkku, telefoni, häälvestluse, videokonverentsi või mis tahes muu kandja kaudu. Suuline suhtlemine leiab aset näiteks arutelu läbiviimisel, tavalisel või informatiivsel suhtlemisel. Suuliste vestluste tõhusus sõltub kõne selgusest, häälmodulatsioonist, helitugevusest, kiirusest ja isegi mitteverbaalsest suhtlusest, nagu kehakeelest ja muudest visuaalsetest väljunditest.[2]
Mitteverbaalsed suhtlusmeetodid
Mitteverbaalne kommunikatsioon tähendab sõnumite saatmist ning vastuvõtmist ilma sõnu kasutamata. Füüsiline mitteverbaalne kommunikatsioon või kehakeel on näoilmeid, silmside, kehaasend, eri žestid, keha üldiseid liigutused, hääletoon, puudutused jm. Näoilme on kõige levinum mitteverbaalne suhtlus. Näiteks väljendab naeratus selgeid emotsioone, mida verbaalse kommunikatsiooni kaudu on raske väljendada. Uuringute hinnangul moodustab kehakeel, sealhulgas näoilmed, 55% kommunikatsioonist. Mitteverbaalse suhtluse juures on väga oluline see, kuidas midagi öeldakse, selle asemel, mida tegelikult öeldakse. See hõlmab hääle kvaliteeti, intonatsiooni, emotsioone, suhtluse stiili ning edastab heakskiitu, huvi või selle puudumist.[2]
Muud mittesõnalised suhtlusvormid annavad infot isiku kohta. Muud mittesõnalised suhtlusvormid[2]:
Esteetiline kommunikatsioon või loovad väljendused, nagu tantsimine, maalimine;
Välimus või riietumisstiil, mis näitab isikupära;
Kosmiline keel, nagu maalid ja maastikud, mis näitavad maitset;
Sümbolid, nagu religioon, staatus.
Visuaalsed suhtlusmeetodid
Visuaalne kommunikatsioon toimub visuaalsete vahendite abil, nagu märgid, tüpograafia, joonised, graafiline disain, illustratsioonid, värvid ja elektroonilised vahendid. Visuaalne kommunikatsioon graafiku ja jooniste näol tugevdab tavaliselt kirjalikku suhtlust ja võib paljudel juhtudel asendada kirjaliku teavet. Nagu öeldakse, et "pilt ütleb rohkem kui tuhat sõna". Tehnoloogiasaavutused on teinud visuaalse kommunikatsiooni väljendamise palju lihtsamaks kui varem.[2]
Suhtlusmeetodite abivahendid
Suhtlusmeetodite abivahendid aitavad inimestel tõhusamalt üksteisega suhelda. Abivahendid jagunevad lihtsast kirjaplaadist keerukama elektroonilise seadmeni. Oluline on leida õige seade, mille abil suhelda, informatsiooni edasi anda.[3]
Üldiselt jagatakse suhtlemise abivahendid nelja rühma[4]:
Kõikehõlmavad abivahendid – nende abivahendite eesmärk on rahuldada inimeste suhtlusvajadust kogu päev. Nende alla kuuluvad tähestiklauad, sideplatvormid ning raamatud, millel on palju kirju, sõnu, fotosid ja/või sümboleid;
Suunatud abivahendid – need abivahendid on mõeldud konkreetseteks olukordadeks;
Visuaalsed abivahendid – paljudel inimestel on hea mälu just visuaalsete abivahendite kaasabil, nendeks on näiteks pildid, ostupäringute fotod;
Suhtluspartnerite abivahendid – need pakuvad abi just keerukate kommunikatsioonivajadustega isikutele, näiteks isikliku kommunikatsiooni sõnaraamat või isiklik ajalugu.
Praegu kasutatakse palju tehnilisi vahendeid. Meetodid, mida tänapäeval suhtluses kasutatakse, erinevad nendest, mida kasutati mõni aeg tagasi. Tänapäevaste sideseadmete abil saab ühendust võtta ükskõik kellega kus iganes viibides.[5]
Projektides (ka mujal) kasutatavad abivahendid[6]:
e-post – võimaldab projektirühmadel edastada teksti-, audio- ja videofaile meeskonnaliikmete vahel;
kiirsõnumid – võimaldavad meeskonnaliikmetel reaalajas suhelda;
telefoni-/videokonverentsid – saab kaasata tegevustesse inimesi, kes asuvad geograafiliselt eemal;
projekti vahekoosolekud – saab näha oleku värskendusi ja üldisi ülevaateid;
projekti külastus – praktiline lähenemisviis näost näkku oma meeskonna ja klientidega.
Samuti on üheks abivahendiks sotsiaalmeedia. Tavaliselt peetakse seda üldise suhtluse abivahendiks, kuid ka paljud organisatsioonid kasutavad ära seal pakutavaid võimalusi. On palju suhtlusvõrgustikke, mida saab tõhusalt kasutada hajutatult paiknevate töötajate vahel sidemete loomiseks. Sotsiaalmeedia pakub mitte ainult suhtlusvõimalust, vaid ka fotode kasutamist, mis võib aidata luua isiklikku seost inimeste vahel, kellel muidu ei pruugi olla võimalust kohtuda näost näkku.[7]
Olulisus
Ettevõtte suhtlusmeetodite olulisus
Kommunikatsioon mängib olulist rolli nii meie igapäevaelus kui ka näiteks kõikides ärivaldkondades. Seepärast on väga oluline, et nii organisatsiooni sisekommunikatsioon kui ka töötajate suhtlusoskus oleks tõhus. Järgmised kuus põhjust selgitavad, miks peaks ettevõte keskenduma tõhusale kommunikatsioonile õigete vahenditega. Kommunikatsioon...[8]
... ehitab ja hoiab suhteid – suhet saab hoida tänu positiivsetele kohtumistele. Suhtlemine võib olla protsessi võti – ilma tõhusate oskusteta võib see aga olla raske;
...soodustab innovatsiooni – kui töötajad tunnevad end suheldes mugavalt, võivad koostöö ja uued ideed olla pidevalt kõrgel tasemel. Lisaks, kui töötajad ei suuda piiratud suhtlusoskuste tõttu oma ideid edasi anda, on tõenäoline, et ideid ei rakendata kogu potentsiaaliga;
...ehitab tõhusa meeskonna – kui tööl julgustatakse vabalt suhtlema, tekib ühtsem ja tõhusam meeskond. Hea suhtlemine meeskonnas suurendab ka töötaja moraali. Kui töötajad tunnevad, et nad on hästi informeeritud ettevõtte suunast ja visioonist, tunnevad nad end oma rollis turvalisemalt. Alaline sisekommunikatsioon võib kaasa tuua parema tööeetika, kus tekib veelgi enam tunne, et töötatakse ühise eesmärgi nimel;
...aitab töötajaid juhtida – kui juhid on head suhtlejad, saavad nad paremini teavitada töötajaid nende vastutusest ja sellest, mis neilt oodatakse. Hea suhtlusoskus aitab juhtidel pakkuda oma töötajatele konstruktiivset tagasisidet, luua paremaid suhteid ja mõista isiklikke eesmärke, mida töötajad soovivad tööl saavutada;
...soodustab ettevõtte kasvu – side puudumine võib viia mis tahes organisatsiooni kokkuvarisemiseni. Kuigi see on julge väide, ei suuda enamik organisatsioone ellu jääda ilma hea kommunikatsioonita nii sisemiselt kui ka väliselt. Side võib samuti suurendada tootlikkust ning aitab vältida asjatuid viivitusi poliitika rakendamisel;
...tagab läbipaistvuse – kui nii sisemiselt kui ka väliselt toimub regulaarne suhtlus, muutuvad organisatsioonid läbipaistvamaks. See on tähtis, et suurendada usaldust brändi ja teenuste vastu, aga ka organisatsioonis sees.
Järjepideva suhtlusmeetodi loomiseks peaks kehtestama põhireeglid, veenduma, et kõik mõistaksid võtmesõnu. Oluline on luua ka avatud uste poliitika, et töötajad saaksid alati juhtkonnaga suhelda kui vaja. Tuleb olla huvitatud tagasisidest ning võtta seda arvesse, suhelda tuleb suures plaanis, tutvustada visioone ning plaane järjepidevalt. Samuti on oluline säilitada positiivsus.[9]
Projekti suhtlusmeetodite olulisus
Kommunikatsioon on projektis ja üldiselt eri ettevõtmistes üks tähtsamaid komponente ning on oluline kasutada õigeid meetodeid. Enamiku projektide edukus sõltub oluliselt suhtlusoskustest ja -võtetest. Projekti suhtlusmeetodeid kasutatakse inimeste motiveerimiseks, juhtimiseks, delegeerimiseks ja tagasiside edastamiseks kõigile töötajatele, kes on projekti kaasatud. On kolm sidekanalit, mille juhid peavad pärast projekti algatamist looma: üles suunatud kanal, külgmine kanal ja alla suunatud kanal. Nende kanalite haldamine ja täiustamine võib oluliselt suurendada eduvõimalusi.[6] Oluline on siinjuures ka projekti keerukusele tähelepanu pöörata. Lihtprojektid vajavad tavaliselt minimaalset suhtlust, sest projektis võib osaleda vaid üks inimene ning üks sihtrühm. Suuremad projektid aga vajavad rohkem kommunikatsiooni planeerimist ja selle teostamist.[10]
Suhtlemine mõjutab sooritust. Et projektis töötaks suure jõudlusega meeskond, on vaja efektiivset suhtlust, et tagada sellised tulemused. Ilma väljakujunenud kanaliteta on tõenäoline, et projekt ebaõnnestub. Edukatel projektijuhtidel on tavaliselt head suhtlusoskused, nad suudavad tõhusalt probleeme esitada, kuulata, anda tagasisidet ning tagada meeskonnaliikmetevaheline harmoonia. Projekti kommunikatsioon ei ole nii lihtne kui see tunduda võib, oluline on see üles ehitada.[6]
