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La automatización de documentos (también conocido como ensamblaje de documentos) es el diseño de sistemas y flujos de trabajo que ayudan en la creación de documentos electrónicos. Estos incluyen sistemas basados en la lógica que utilizan segmentos de texto o información ya existentes para generar un nuevo documento. La automatización de documentos puede ser utilizada para automatizar todo texto condicional, texto variable e información contenidos en un conjunto de documentos.

Los sistemas de automatización permiten a las empresas reducir al mínimo la entrada de datos, el tiempo dedicado a la lectura y corrección, así como los errores humanos. Algunos beneficios adicionales pueden ser: ahorro de tiempo y financiero debido al menor manejo de papel, carga de documentos, almacenamiento, distribución, envío, faxes, teléfono, trabajo y gasto.

Ensamblaje del documento

Las funciones básicas son para reemplazar el llenado manual de documentos repetitivos con sistemas basados en plantillas, donde el usuario brinda información al software o en la pantalla de datos. La información recolectada llena el documento para crear un primer borrador.^[1] En la actualidad, los sistemas de automatización de documentos más avanzados permiten a los usuarios crear sus propios datos y reglas (lógica), sin necesidad de programarlo.

Mientras que el software de automatización de documentos se utiliza principalmente en la industria legal, de servicios financieros y de gestión de riesgos, también puede ser utilizado en cualquier industria que cree documentos de transacciones. Un buen ejemplo de cómo el software de automatización de documentos puede ser utilizado es con los documentos de hipoteca. Un documento típico de transacción hipotecaria puede incluir varios documentos, como pueden ser:

Letra de cambio
Indemnización ambiental
Escritura de confianza
Garantía

Algunos de estos documentos pueden contener desde 80 hasta 100 páginas, con cientos de párrafos opcionales y elementos de información. El software de automatización de datos tiene la capacidad de rellenar automáticamente las variables correctas del documento de acuerdo a los datos de la transacción. Además, algunos programas pueden crear un conjunto de documentos, donde todos los documentos relacionados son encapsulados en un solo archivo, haciendo los cambios y colaboraciones más fáciles y veloces.

Aplicaciones más simples, las cuales son más fáciles de aprender, también pueden ser utilizadas para automatizar la preparación de documentos, sin ninguna complejidad. Los asistentes portapapeles permiten al usuario guardar fragmentos de texto utilizados con frecuencia, organizarlos en grupos lógicos y acceder rápidamente a ellos, para pegarlos en documentos finales.

En la administración de cadenas de suministro

Existen muchos documentos utilizados en la logística. Algunos de ellos son: facturas, listas de empaque (manifiestos), hojas de contenidos, selección de boletos, notificaciones de arribo / reportes de varios tipos (por ejemplo, fichas de datos de seguridad, productos dañados, productos regresados, resúmenes, etc.) importación / exportación, entregas, conocimiento de embarque, etc. Estos documentos son por lo general los contratos entre el destinatario y el remitente, por lo que son de suma importancia para ambas partes y para el intermediario, como una compañía de logística terciarizada y los gobiernos. Dentro de la logística, la administración de la cadena de suministro y los centro de distribución, el manejo de documentos generalmente se realiza de forma manual o semiautomática, utilizando un escáner de código de barras, software e impresoras láser de escritorio. Hay algunos fabricantes de sistemas de alta velocidad de automatización de documentos que de manera automática compararán el documento impreso a láser con la orden, o bien, insertar o aplicar automáticamente una carpeta al contenedor de envío. La protección de la privacidad y el robo de identidad son las principales preocupaciones que hay, sobre todo con el aumento del comercio electrónico, las tiendas en línea e infomerciales (una referencia pasada es la venta por catálogo), lo que hace más importante que nunca el garantizar que el documento correcto está asociado a la orden correcta.

Diversos proyectos de investigación han estudiado la amplia estandarización y automatización de los documentos en la industria del transporte.^[2]

En servicios legales

El rol de la tecnología de automatización en la producción de documentos legales ha sido ampliamente reconocido. Por ejemplo, Richard Susskind, en su libro “El fin de los abogados”, da una mirada al cómo el uso de los programas de automatización de documentos permite a los clientes generar contratos de empleo y testamentos, con una entrevista en línea o el uso de árboles de decisión.^[3] Susskind, califica el ensamblaje de documentos como una de las diez “tecnologías disruptivas” que están alterando la cara de la profesión legal.^[4] En las grandes firmas de abogados, el uso de sistemas de ensamblaje de documentos ha ido incrementando, con el fin de sistematizar el trabajo, tales como hojas de términos complejos y borradores de contratos de crédito.^[5]^[6]

Con la liberación del mercado de servicios jurídicos en Reino Unido, basados en el acta de servicios legales de 2007m grandes instituciones han ampliado sus servicios para incluir asistencia legal a sus clientes.^[7]^[8] La mayoría de estas compañías utiliza algún elemento de la tecnología de automatización de documentos para brindar servicios de documentos legales a través de Internet.^[9] Esto se ha visto como el anuncio de una tendencia a la comercialización de tecnologías como la automatización de documentos, que resultan en un alto volumen, servicios jurídicos de bajo margen “empaquetados” y provistos a un público masivo en el mercado.^[10]^[11]^[12]

En seguros

Las pólizas de seguros, certificados, dependiendo del tipo y documentos de póliza pueden ser de cientos de páginas de largo e incluyen información específica sobre el asegurado. Generalmente, en el pasado, estos paquetes de documentos de seguros fueron creados a) el rellenado manual de formularios, b) añadiendo formatos pre-impresos, c) editando plantillas y d) gráficos personalizados con la información requerida, entonces, manualmente se clasificaban e insertaban todos los documentos en un solo paquete, para después enviarlos por correo a los asegurados. Algunos de los documentos incluidos en estos paquetes podían ser:

Carta de bienvenida
Contrato
Certificado
Documentos de política específica del Estado
Lista de artículos asegurados y cantidades de seguros
Enmiendas
Tarjetas de identificación
Información de la empresa
Material de marketing (otros productos)

Requiere una gran cantidad de trabajo el poner todo en un solo paquete. En la mayoría de los sistemas de administración de pólizas, el sistema generará un tipo de póliza como punto de inicio, pero puede ser que necesite modificaciones y mejoras de acuerdo a los materiales requeridos.