SAP Activate Framework

SAP Activate ist eine von SAP entwickelte Implementierungsmethodik für die Einführung, Migration und kontinuierliche Weiterentwicklung von SAP-Lösungen, insbesondere von SAP S/4HANA und SAP S/4HANA Cloud. Die Methodik kombiniert vordefinierte SAP Best Practices, geführte Konfiguration, Projektmethodik, Werkzeuge, Vorlagen und sogenannte Accelerators. Ziel ist es, SAP-Projekte stärker zu standardisieren, Risiken zu reduzieren, Implementierungszeiten zu verkürzen und Unternehmen bei der Transformation zu cloudbasierten oder hybriden SAP-Landschaften zu unterstützen.

SAP Activate wurde als Weiterentwicklung früherer SAP-Implementierungsansätze wie ASAP und SAP Launch eingeführt. Während frühere Methoden stark auf klassische Projektplanung und umfangreiche Vorabkonzeption ausgerichtet waren, ist SAP Activate stärker auf agile, iterative und standardorientierte Implementierungen ausgelegt.

Die Methodik wird vor allem im Zusammenhang mit SAP S/4HANA, SAP S/4HANA Cloud Public Edition, SAP S/4HANA Cloud Private Edition und Transformationsprogrammen wie RISE with SAP eingesetzt. Ein zentrales Prinzip ist der sogenannte Fit-to-Standard-Ansatz. Dabei werden Geschäftsprozesse zunächst anhand vordefinierter SAP Best Practices validiert. Abweichungen vom Standard werden identifiziert, bewertet und nur dann umgesetzt, wenn sie fachlich, regulatorisch oder strategisch erforderlich sind.

SAP Activate ist nicht nur eine Projektmanagementmethode, sondern ein umfassendes Framework. Es stellt Projektteams Rollenbeschreibungen, Aufgaben, Meilensteine, Arbeitsprodukte, Vorlagen, Checklisten und Beschleuniger zur Verfügung. Diese Inhalte werden unter anderem über den SAP Roadmap Viewer und über SAP Cloud ALM bereitgestellt.

SAP Activate besteht üblicherweise aus drei zentralen Bestandteilen:

SAP Best Practices sind vordefinierte, dokumentierte und teilweise vorkonfigurierte Geschäftsprozesse. Sie dienen als Ausgangspunkt für die Implementierung und decken typische Geschäftsprozesse in Bereichen wie Finanzwesen, Beschaffung, Vertrieb, Produktion, Logistik, Service, Personalwesen und Analytik ab.

In Cloud-Szenarien spielen Best Practices eine besonders wichtige Rolle, weil die Nutzung standardisierter Prozesse wesentlich zur Updatefähigkeit und Skalierbarkeit beiträgt.

Die geführte Konfiguration unterstützt Projektteams dabei, SAP-Lösungen strukturiert einzurichten. Sie stellt Konfigurationsschritte, Entscheidungspunkte und Prüfungen bereit, damit Systeme konsistent und nachvollziehbar aufgebaut werden können.

In SAP S/4HANA Cloud Public Edition ist dieser Aspekt besonders relevant, da viele Einstellungen über vordefinierte Konfigurationsumgebungen und Self-Service-Funktionen erfolgen.

Die SAP Activate Methodology beschreibt den methodischen Ablauf eines SAP-Projekts. Sie gliedert ein Projekt in Phasen, ordnet diesen Phasen Aktivitäten und Arbeitsergebnisse zu und stellt Rollen, Verantwortlichkeiten und Entscheidungspunkte bereit.

SAP Activate wird in sechs Phasen unterteilt:

Diese Phasen bilden den Lebenszyklus von der ersten Bewertung einer Lösung bis zum produktiven Betrieb und zur kontinuierlichen Optimierung ab.

Die Discover-Phase dient der Orientierung und Entscheidungsfindung. Unternehmen analysieren ihre geschäftlichen Anforderungen, prüfen mögliche SAP-Lösungen, bewerten Nutzenpotenziale und entwickeln erste Transformationsszenarien.

Typische Aktivitäten sind die Bewertung bestehender Systemlandschaften, die Analyse von Innovationspotenzialen, erste Demonstrationen, Machbarkeitsprüfungen und die Auswahl eines geeigneten Implementierungsansatzes. Bei SAP-S/4HANA-Transformationen kann die Discover-Phase auch Werkzeuge wie Readiness Checks, Prozessanalysen oder Vorstudien zur Zielarchitektur umfassen.

In der Prepare-Phase wird das Projekt organisatorisch und technisch aufgesetzt. Dazu gehören Projektgovernance, Projektorganisation, Rollenbesetzung, initialer Projektplan, Risikomanagement, Kommunikationsstruktur und technische Vorbereitungen.

Ein wesentliches Ergebnis der Prepare-Phase ist ein abgestimmter Projektansatz. Dazu gehören unter anderem die Definition von Projektumfang, Projektzielen, Implementierungsstrategie, Teststrategie, Migrationsstrategie, Integrationsstrategie und Change-Management-Ansatz.

Die Explore-Phase dient der fachlichen Validierung der Zielprozesse. Im Zentrum stehen Fit-to-Standard-Workshops, in denen die vordefinierten SAP-Best-Practice-Prozesse mit den Anforderungen des Unternehmens abgeglichen werden.

Ziel ist nicht die klassische Sammlung beliebiger Anforderungen, sondern die strukturierte Prüfung, ob der Standardprozess passt, wo Konfigurationsbedarf besteht und welche Lücken bewusst zu schließen sind. Die Ergebnisse der Explore-Phase werden häufig in einer Backlog-Struktur dokumentiert. Dazu zählen Konfigurationsanforderungen, Erweiterungen, Integrationsanforderungen, Datenmigrationsobjekte, Reporting-Anforderungen, organisatorische Änderungen und offene Entscheidungen.

In der Realize-Phase wird die Lösung iterativ aufgebaut, konfiguriert, erweitert, integriert und getestet. Die Arbeit erfolgt häufig in Sprints oder Iterationen.

Typische Aktivitäten sind Systemkonfiguration, Entwicklung von Erweiterungen, Aufbau von Schnittstellen, Rollen- und Berechtigungskonzeption, Datenmigration, Testvorbereitung, Durchführung von Unit Tests, Integrationstests und User-Acceptance-Tests. In dieser Phase werden auch Schulungsunterlagen, Betriebsdokumentationen und Cutover-Pläne vorbereitet.

Die Deploy-Phase umfasst die Vorbereitung und Durchführung des Produktivstarts. Dazu gehören finale Tests, Datenmigration, Cutover-Aktivitäten, Benutzeranlage, Berechtigungsprüfung, Schulungen, Go-Live-Freigabe und Hypercare-Planung.

Nach dem Go-live beginnt häufig eine Hypercare-Phase, in der Projektteam, Betrieb und Fachbereiche eng zusammenarbeiten, um auftretende Probleme schnell zu beheben. Ziel ist ein stabiler Übergang in den Regelbetrieb.

Die Run-Phase beschreibt den laufenden Betrieb und die kontinuierliche Optimierung der SAP-Lösung. Sie umfasst Support, Monitoring, Prozessverbesserung, Release-Management, Innovationsmanagement und die Aufnahme neuer Anforderungen.

Besonders in Cloud-Szenarien ist die Run-Phase eng mit kontinuierlichen Updates und regelmäßigen Innovationszyklen verbunden.

SAP Activate unterstützt unterschiedliche Implementierungs- und Transformationsszenarien. Dazu zählen Neuimplementierungen, Systemkonvertierungen, selektive Datenmigrationen, Cloud-Migrationen, hybride Landschaften und Upgrades.

Bei einer Neuimplementierung wird ein neues SAP-System aufgebaut. Dieser Ansatz wird häufig als Greenfield-Ansatz bezeichnet. Er eignet sich besonders, wenn Unternehmen bestehende Prozesse grundlegend harmonisieren, alte kundenspezifische Entwicklungen vermeiden und stärker auf SAP-Standardprozesse setzen wollen.

Bei einer Systemkonvertierung wird ein bestehendes SAP-ERP-System technisch und funktional nach SAP S/4HANA überführt. Dieser Ansatz wird häufig als Brownfield-Ansatz bezeichnet. Er ist relevant für Unternehmen, die bestehende Prozesse, Datenhistorien und Investitionen weitgehend erhalten wollen, aber dennoch auf eine moderne S/4HANA-Plattform wechseln möchten.

Die selektive Datenmigration kombiniert Elemente aus Neuimplementierung und Systemkonvertierung. Unternehmen können bestimmte Daten, Organisationseinheiten oder Prozesse übernehmen, während andere Bereiche neu aufgebaut werden. Dieser Ansatz wird oft gewählt, wenn eine vollständige Neuimplementierung zu aufwendig wäre, eine reine Systemkonvertierung aber nicht genügend Transformationspotenzial bietet.

SAP Activate enthält agile Elemente, insbesondere in der Explore- und Realize-Phase. Dazu gehören Backlog-Management, iterative Umsetzung, regelmäßige Reviews und enge Einbindung der Fachbereiche.

SAP Activate ist jedoch nicht identisch mit Scrum oder anderen agilen Frameworks. Vielmehr kombiniert die Methodik agile Praktiken mit phasenorientierter Projektsteuerung, Governance, Qualitätsmanagement und SAP-spezifischen Arbeitsergebnissen. In der Praxis wird SAP Activate daher häufig hybrid umgesetzt.

SAP Activate wird durch verschiedene SAP-Werkzeuge unterstützt. Dazu gehören insbesondere:

• SAP Roadmap Viewer zur Anzeige von Roadmaps, Phasen, Aufgaben, Arbeitsergebnissen und Accelerators
• SAP Cloud ALM für Projekt- und Application-Lifecycle-Management in Cloud- und Hybridlandschaften
• SAP Signavio für Prozessanalyse, Prozessdesign und Transformation
• SAP Readiness Check zur Bewertung von Systemen vor einer SAP-S/4HANA-Transformation
• SAP Best Practices Explorer beziehungsweise SAP Process Navigator zur Analyse von Standardprozessen und Lösungsinhalten
• SAP Solution Manager in Bestandslandschaften, insbesondere bei klassischem Application Lifecycle Management

SAP Activate hat besondere Bedeutung für SAP S/4HANA Cloud. In Cloud-Projekten ist Standardisierung ein zentrales Ziel, da regelmäßige Updates, geringere technische Schulden und schnellere Innovationszyklen nur dann effizient genutzt werden können, wenn Prozesse und Erweiterungen updatefähig bleiben.

Bei SAP S/4HANA Cloud Public Edition ist der Fit-to-Standard-Ansatz besonders ausgeprägt. Unternehmen übernehmen möglichst viele Standardprozesse und nutzen vordefinierte Konfigurationen. Bei SAP S/4HANA Cloud Private Edition besteht mehr Flexibilität für individuelle Anpassungen, dennoch wird SAP Activate auch dort eingesetzt, um Projektstruktur, Governance und Transformationslogik zu standardisieren.

Zu den häufig genannten Vorteilen von SAP Activate zählen:

• schnellere Implementierung durch standardisierte Inhalte
• geringere Projektrisiken durch klare Phasen, Rollen und Arbeitsergebnisse
• bessere Qualitätssicherung durch definierte Meilensteine und Checklisten
• stärkere Nutzung von SAP Best Practices
• bessere Transparenz über Projektfortschritt und Abhängigkeiten
• Unterstützung agiler und hybrider Projektmodelle
• bessere Anschlussfähigkeit an Cloud-Updates und kontinuierliche Innovation

Ein wesentlicher Nutzen liegt darin, dass Unternehmen nicht mit einem leeren System und vollständig individueller Prozessmodellierung beginnen, sondern auf vordefinierte Referenzprozesse und Implementierungsinhalte zurückgreifen können.

Trotz seiner Vorteile ist SAP Activate kein Garant für erfolgreiche Projekte. Die Methodik setzt voraus, dass Projektteams den Standardisierungsansatz konsequent anwenden. In der Praxis entstehen Probleme, wenn Fit-to-Standard-Workshops faktisch wie klassische Anforderungsworkshops durchgeführt werden und jede Abweichung automatisch als kundenspezifische Entwicklung umgesetzt wird.

Weitere Herausforderungen sind unklare Governance, mangelnde Entscheidungsfähigkeit der Fachbereiche, unzureichendes Datenmanagement, unterschätzter Change-Management-Aufwand und zu geringe Testabdeckung. Besonders bei großen Transformationen reicht die Methodik allein nicht aus; sie muss durch erfahrenes Programmmanagement, Architektursteuerung, Prozessmanagement und organisatorisches Veränderungsmanagement ergänzt werden.

ASAP war eine frühere SAP-Implementierungsmethodik und stärker wasserfallorientiert sowie auf klassische On-Premise-Projekte zugeschnitten. SAP Activate ist dagegen stärker auf SAP S/4HANA, Cloud-Szenarien, iterative Umsetzung und Best-Practice-basierte Implementierung ausgerichtet.

Während ASAP häufig mit umfangreichen Blueprint-Dokumenten verbunden war, verschiebt SAP Activate den Schwerpunkt auf Fit-to-Standard, Backlog-orientierte Umsetzung und beschleunigte Realisierung.

RISE with SAP ist ein Transformationsangebot von SAP, das unter anderem Cloud ERP, technische Services und Transformationsunterstützung bündelt. SAP Activate dient in solchen Transformationsprogrammen als methodische Grundlage für die Umsetzung.

SAP Activate strukturiert die Einführung oder Migration, während RISE with SAP den übergeordneten Rahmen für den Wechsel in eine cloudbasierte SAP-Betriebs- und Transformationslogik bilden kann.

In der Praxis wird SAP Activate von SAP, Implementierungspartnern, Beratungsunternehmen und Kundenorganisationen eingesetzt. Der konkrete Projektverlauf hängt stark von Umfang, Branche, Zielarchitektur, bestehender Systemlandschaft und gewähltem Transformationsansatz ab.

Kleine Cloud-Einführungen können vergleichsweise schlank umgesetzt werden, während globale SAP-S/4HANA-Programme zusätzliche Governance-Strukturen, Template-Ansätze, Rollout-Wellen und umfangreiche Integrationsarchitekturen benötigen.

SAP Activate wird häufig mit weiteren Disziplinen kombiniert, darunter Enterprise Architecture Management, Prozessmanagement, Testmanagement, Datenmanagement, Security, Integration Architecture, Organizational Change Management und Value Management.

• SAP S/4HANA
• Enterprise Resource Planning
• Agile Softwareentwicklung
• Geschäftsprozessmanagement

• Sven Denecken, Jan Musil, Srivatsan Santhanam: SAP Activate: Project Management for SAP S/4HANA. SAP PRESS.